CE ESTE UN PROIECT – scopul, beneficiarii, activitatile unui proiect

Caracteristici:

• Are un inceput si un sfarsit bine determinate;
• Implica un mare numar de activitati, evenimente, sarcini;
• Utilizeaza o gama larga de resurse;
• Are ca scop o schimbare;
• Incearca sa rezolve o problema;
• Aduce beneficii unui numar cat mai mare de oameni.

ELEMENTELE CHEIE IN CADRUL UNUI PROIECT

PERFORMANTA

TIMP                  COSTURI

PERFORMATA consta in atingerea obiectivelor si asigurarea calitatii dorite

TIMPUL reprezinta durata realizarii proiectului

COSTURLE sunt resursele cheltuite pentru proiect

Un proiect de succes:

• Se desfasoara in timpul pe care l-am hotarat;
• Se realizeaza la costurile pe care le-am propus;
• Este realizat la standarde inalte – facut sa dureze;
• Face ca cei ce se implica sa fie mandri de ceea ce s-a realizat.

ETAPELE PROIECTULUI

I. Initiere/Conceptie:

Identificarea problemei si definirea scopului proiectului

Estimarea resurselor necesare

Pregatirea propunerii de proiect pentru a fi inaintata spre aprobare

II. Planificare

Realizarea unei planificari si a unui buget al proiectului

Impartirea resurselor si responsabilitatilor

III. Realizare

Pregatirea si derularea activitatilor

Urmarirea permanenta a costurilor si activitatilor (realizarea sarcinilor, incadrarea in timpii programati)

Realizarea de rapoarte periodice

Evaluarea periodica a modului cum s-au realizat activitatile

IV. Incheiere

Incheierea tuturor angajamentelor si contractelor legate de proiect;

Evaluarea finala;

Sarbatorirea

In acest curs ne vom concentra atentia doar asupra primei etape – aceea de initiere si concepere a unui proiect.

Un proiect apare intotdeauna ca urmare a unei necesitati identificate in cadrul comunitati. Fie ca este vorba despre modernizarea drumurilor, a scolii sau a caminului cultural, fie ca este vorba despre dezvoltarea organizatiei, pasii unui proiect sunt aceiasi. Indiferent de finantator, de situatia actuala al organizatiei sau a comunitatii pe care o reprezentam, punctul de plecare al unui proiect este comun de fiecare data: o situatie de prezent pe care vrem sa o schimbam. Intrebarea este: cum?

Pentru orice actiune este nevoie de cel putin trei elemente de baza:

1 necesitate,

2 existenta unei infrastructuri (organizatie, grup de inintiativa, asociatie familiara, etc.)

3 surse de finantare.

In cele ce urmeaza va vom prezenta una dintre modalitati de atragere de fonduri si anume scrierea si dezvoltarea unui proiect.

De unde pornim?

Dupa cum vedeti acest cerc nu se inchide nici o data, se repeta continuu. De indata ce ajungem la o stare dorita apar alte nevoi si alte necesitati. Este un proces care nu se sfarseste niciodata, pentru ca putem sa ajungem cu fiecare pas mai aproape de starea dorita dar idealul nu va fi nici o data atins.

CE ESTE O CERERE DE FINANTARE

Acest document va contine atat capitole care sa descrie elementele de baza ale unui proiect (problema, scopul, obicetivele, metode si activitati, evaluare si monitorizare, resurse-buget) cat si capitole care sa contina informatii asa-zise «de piata», care vand idea proiectului (justificarea proiectului, elementele de durabilitate-sustenabilitate, introducere, rezumat, titlu, anexe).

In procesul de elaborare a unei cereri de finantare exista o logica a redactarii capitolelor, diferita de logica de listare finala a capitlolelor in document si deci de citire a lor.

ELEMENTELE DE BAZA (ESENTIALE)

1. Problema

Indentificarea si definirea/ descrierea problemelor

Unul dintre cele mai importante elemente in pregatirea proiectului il constituie punctul de plecare: alegerea problemei prioritare - cea mai relevanta pentru noi ca si organizatie/ grup de initiativa dar si pentru cei pentru care lucram?

Alegerea problemei din multitudinea problemelor este un proces foarte important. In acest scop trebuie identificate problemele majore existente, dintre care trebuie selectata una singura care va fi vizata de proiectul dumneavoastra.

Daca va aduceti amInte in primul curs am analizat pe larg acest aspect al ierarhizarii problemelor din comunitatea noastra si selectiei problemei prioritare. Dar sa ne reamintim:

O “problema” bine aleasa trebuie sa corespunda unora din criteriile de mai jos:

1) Sa conduca la o imbunatatire reala a vietii oamenilor.

Posibilitatea de a vedea si simti o schimbare concreta reprezinta cea mai buna motivare pentru oameni de a continua sa participe. O imbunatatire reala reprezinta un semn al victoriei. Exemple de imbunatatiri reale sunt locuinte mai bune, cai de acces, mai multi profesori etc. Exemple de schimbari care nu sunt vizibile la nivelul vietii oamenilor sunt reforma constitutionala, o noua lege a ONG-urilor, etc.

2) Sa fie destul de importanta?

Oamenii trebuie sa simta ca lupta pentru ceva care merita eforturile lor.

3) Sa fie usor de inteles – cauza clara?

In cazul in care este vorba de o problema mai complicata este foarte important modul in care o explicati. In general, cu cat este mai usor de inteles cu atat sansele de implicare sunt mai mari.

4) Sa dea oamenilor sentimentul puterii lor.

Oamenii trebuie sa simta ca au castigat sau ca au jucat un rol esential in efortul de realizare a proiectului. A da sentimentul propriei puteri nu se realizeaza accidental. Este nevoie de elaborarea unei strategii de formare a unui grup de sprijin, strategii care sa implice grupurile locale de initiativa. Reprezentantii ONG-urilor nu trebuie sa fie singurii purtatori de cuvant vizibili. De fapt, cei care traiesc in mijlocul problemei sunt si cei mai indreptatiti sa vorbeasca despre ea.

5) Sa fie resimtita de multi.

Un numar cat mai mare de oameni trebuie sa se preocupe de problema respectiva si sa-I doreasca rezolvarea. Strategia de rezolvare a problemei trebuie sa aiba o larga baza de sustinere stiind ca numarul va constitui o importanta sursa a puterii pe care o vor avea. Proiectul poate fi cu usurinta respins daca numarul celor care resimt problema este mic.

6) Sa fie resimtita profund .

Nu este de ajuns ca problema sa fie resimtita ca atare de un mare numar de oameni. Este important ca acestia sa doreasca cu ardoare rezolvarea ei. Frustrarea si alte sentimente profunde motiveaza puternic pentru actiune si implicare.

7) Sa aiba sorti de izbanda (este rezolvabila).

Succesul constituie cea mai buna motivati pentru participarea sustinuta a cetatenilor. Viata este suficient de dificila pentru a-i mai adauga inca un esec. Succesul sau insuccesul nu trebuie sa fie determinant in alegerea unei probleme si a unei strategii – dar merita sa fie luat in calcul.

8) Sa duca la crearea unor organizatii si aliante durabile.

Strategia de rezolvare a acestei probleme trebuie sa ofere ocazii de formare si de intarire a organizatiei cetatenesti si de dezvoltare a unor legaturi intre diverse grupuri pentru ca pe termen lung sa dea oamenilor tot mai multa putere.

9) Sa fiti voi ca organizatie, grup de initiativa motivati in a face ceva pentru rezolvarea problemei.

Organizatia- grupul vostru trebuie sa fie motivata si sa sa aiba prin misiunea si obiectivele sale - legatura cu problematica ridicata de interventia intr-un anumit domeniu.

O problema bine aleasa este cea care intruneste majoritatea acestor criterii. Utilizati acest inventar pentru compararea problemelor sau puteti elabora propriile dumneavoastra criterii pentru alegerea unei probleme.

Forumarea/ descrierea problemelor

Un pas imediat urmator in redactarea unei cereri de finantare este si acela de FORMULARE A PROBLEMEI. Poate o sa vi se para pueril. Prima reactie de obicei este: ei da! Pai toata lumea stie care este problema – Saracia acuta la noi in sat, lipsa locurilor de munca, somajul, drumurile proaste, etc… Acest tip de formulari presupun doua mari capcane:

1. Atentie - problema este o stare negativa de fapt si nu lipsa unei solutii.

2. Atentie – in cadrul unei cereri de finantare vorbim despre probleme specifice comunitatii voastre si nu despre probleme generale.

Acest tip de formulari ar putea fi suficiente pentru omul de acasa cel ce are problema respectiva. Dar sa ne aducem aminte ca cererea de finantare este de fapt un document menit sa convinga un cititor care nu va cunoaste pe voi si comunitatea din care veniti si nici problemele cu care acesta se confrunta. De aceea este esential sa formulati problema astfel incat sa furnizeze cititorului cat mai multe informatii specifice legate de ea.

Astfel o PROBLEMA SPECIFICA este formulata ca un enunt ce descrie o situatie actuala, o anumita nevoie a societatii, care afecteaza anumiti oameni sau situatii, intr-un loc anume, pe o anumita perioada de timp.

De fiecare data cand formulati specific o problema incercati sa treceti prin urmatoarele intrebari:

Care este problema (in ce consta starea negativa pe care doriti sa o schimbati prin proiect)?

Cine are problema mentionata? Cate persoane sau subiecti?

Unde sunt localizati beneficiarii (geografic)?

De cand exista problema/cand se manifesta?

Periodic

de la un anumit moment

permanent

Care sunt probele care va sprijina afirmatiile? - statistici/studii/analize

scrisori

chestionare

articole din presa

afirmatiile unor personalitati/experti

De ce organizatia dumneavoastra este cea mai in masura sa abordeze

aceasta problema?

reprezentativitate

succese anterioare

resurse umane si materiale disponibile

Alte recomandari utile:

- nu introduceti sub nici o forma date false sau nedocumentate

- nu faceti ca problema sa para globala sau prea dificila pentru a fi rezolvata

- folositi ori de cate ori este posibil elementul uman (povesti, citate, etc).

Analiza problemelor

Presupune sa ne uitam cu seriozitatea asupra problemei si sa identificam cauzele si efectele sale.

Cu alte cuvinte in cadrul acestui proces de analiza a problemei va trebui sa raspunde la doua intrebari de baza :

v           DE CE EXISTA ACEASTA PROBLEMA (identificand cauzele imediate sau mai profunde ale problemei – functie de cate «de ce»-uri succesive exista in jurul problemei). Procesul de rezolvare a problemei insemnand de fapt abordarea cator mai multe din radacinile (cauzele) problemei.

v           CE SE INTAMPLA DACA PROBLEMA NU ESTE REZOLVATA (afland astfel consecintele/ efectele problemei analizate).

In acest proces de analiza a unei probleme un foarte bun instrument ce poate fi folosit este ARBORELE PROBLEMEI (vezi Foaia de lucru 1)

In concluzie putem spune ca multe proiecte esueaza datorita faptului ca problema pe care cauta sa o rezolve:

Nu este bine definita sau inteleasa

Nu este perceputa ca fiind o problema de un numar suficient de mare de persoane

Poate avea la origine cauze complexe de care nu s-a tinut seama in elaborarea planurilor si care nu vor fi, deci, avute in vedere de strategia aleasa.

2. Scopul proiectului

Este de fapt convertirea in forma pozitiva a problemei pe care dorim sa o rezolvam. Descrie situatia dorita ca urmare a implementarii proiectului - rezolvarea problemei in totalitate sau intr-o anumita proportie

Astfel proiectul se va orienta spre ameliorarea sau schimbarea acestor puncte slabe, fiind stadiul in care dorim sa ajunga problema in urma desfasurarii proiectului.

Scopul trebuie sa fie:

t    Atractiv pentru grupurile implicate in proiect

t    Justifice necesitatea proiectului

t    Exprimat ca stare nu ca proces

t    Sa nu contina in enunt conjunctia “si” astfel s-ar intelege ca sunt formulate doua scopuri

t    Rezolve problema initiala (intr+o anumita proportie)

3. Obiectivele proiectului

Obiectivele reprezinta pasii ce trebuie facut pentru a atinge scopul proiectului. Pe masura ce obiectivele sunt indeplinite, distanta dintre stadiul actual si scop se micsoreaza. In enuntarea obiectivelor trebuie evitata confundarea lor cu metodele- activitatile. Acestea descriu modul in care se indeplinesc obiectivele. Obiectivele sunt un punct final, sau jaloane spre un punct final, in timp ce metodele sunt drumul pe care se ajunge acolo.

In vederea formularii corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele intrebari:

Care sunt zonele cheie (radacinile - cauzele problemei) pe care dorim sa le schimbam prin acest proiect?

Care este segmentul de populatie care va fi implicat in schimbare?

Care este directia schimbarii pe care o dorim? (crestere sau imbunatatire, descrestere sau reducere)

Care este gradul sau proportia schimbarii?

Care este termenul (sau intervalul de timp) prevazut pentru atingerea gradului de schimbare?

Trebuie avuta mare atentie atunci cand se enunta obiectivele ca acestea sa nu se confunde cu activitatile. Acestea din urma descriu cum se indeplinesc obiectivele. Obiectivele reprezinta 'un sfarsit', in timp ce metodele reprezinta 'un drum'. Cea mai buna regula de deosebire a lor este urmatoarea: daca exista un singur mod de a indeplini obiectivul pe care l-ati enuntat, probabil ca, de fapt, ati enuntat o actiune.

O alta metoda de a verifica daca ceea ce se enunta este un obiectiv bine formulat sau nu, este folosirea initialelor unor cuvinte care reprezinta caracteristicile pe care trebuie sa le intruneasca obiectivele, initiale care, una langa alta, compun cuvantul englezesc SMART (istet):

Specific - este obiectivul clar: cine, ce, cand, unde, cum, grup-tinta?

Masurabil - sunt masurabile rezultatele?

De exemplu daca intr-un proiect imi propun ca obiectiv consultarea a 500 de personae in legatura cu un aspect al vietii comunitatii lor, am o cifra estimativa la care sa ma raportez pentru a vedea daca mi-am atins obiectivul sau nu. Daca am dorit doar sa ating/ intervievez atatia oameni cati voi putea, evaluarea va fi mult mai vaga deoarece voi reusi intotdeauna sa mai iau contact si cu altcineva.

A bordabil - este un obiectiv care poate fi, in general, atins?

Evitati sa va propuneti lucruri nerealizabile in cadrul obiectivelor. Pentru ca altfel riscati sa nu reusiti sa convingeti nici pe finantatorii dar nici pe coechipierii vostrii ca proiectul va avea succes.

Realist - are organizatia resursele necesare pentru atingerea lui in timpul dat?

Incercati sa va propuneti ceea ce stiti ca sta in puterile voastre. Chiar daca pentru rezolvarea in totalitate a problemei ar fi nevoie de recalificarea in munca a unui numar de 200 de persoane, daca timpul si resursele pe care le puteti mobiliza nu va permit incercati sa limitati numarul celor ce vor fi instruiti prin proiectul vostru la un numar rezonabil (poate jumatate din cei in nevoie) urmand ca pentru restul persoanelor pe care nu le puteti aborda acum sa dezvoltati un nou proiect in viitor.

T - incadrare in timp - exista un termen limita?

Obiectivele pot fi distribuite in timp: pe termen scurt, mediu sau lung, depinzand de proiect. Dar intotdeauna obiectivele trebuie programate , incadrate in timp

Alte recomandari:

Enuntul obiectivelor trebuie sa includa grupul tinta

Obiectivele trebuie sa fie legate in mod logic de problema si scop

Prezentati cum ar arata situatia daca s-ar produce schimbarea dorita

Incercati sa nu alegeti mai mult de cinci obiective

Grupurile nou infiintate ar trebui sa inceapa cu proiecte mici, cu mari sanse de reusita in scurt timp

Rezervati intotdeauna cu 25-30% mai mult timp decat credeti ca va dura indeplinirea obiectivului.

4. Beneficarii

Inainte de a scrie un proiect este foarte important sa decidem cine sunt “actori” proiectului, de ei depinde foarte mult reusita proiectului. Intre ei sunt implementatori, beneficiari directi si beneficiari indirecti.

De regula, grupul tinta este determinat de problema identificata si poate fi extrem de redus sau foarte larg. De exemplu, grupul tinta poate fi constituit din toti cei care sunt la riscul de a abandona cursurile de zi ale scolii obligatorii la nivelul unui oras precum Constanta. (nu stim exact numarul lor, dar stim ca exista)

Beneficiarii directi ai unui proiect il pot constitui 20 de copii, sub varsta de 12 ani care au avut o frecventa foarte mica (sub 50 de ore /semestru) in anul 2003-2004 in localitatea Constanta. Ei vor fi cei care vor beneficia direct in urma proiectului. Vor primi rechizite, ore de meditatie, masa calda, etc.

Beneficiarii indirecti vor fi familiile celor 20 de copii, cadrele didactice care vor avea in urmatorul an scolar mai multi copii la clasa.

Este important sa definim cat mai exact cele trei categorii de beneficiari ai proiectului nostru pentru a sti exact cui ne adresam si prin ce mijloace. Tot in functie de numarul de beneficiari putem face si un calcul al eficientei interventiei noastre. Este un calcul economic, care poate nu intotdeauna se justifica in cadrul unor proiecte cu componenta sociala, dar care ne ofera o imagine a efortului nostru. De exemplu, cat ne costa sa re-integram un elev, in anumite conditii, in sistemul public de invatamant ?

5. Activitatile proiectului

Reprezinta un demers realizat pentru indeplinirea unui obiectiv, activitatiile fiind “celulele” de baza al intregului sistem de proiect, fiind formulate ca actiuni, nu ca stari finale.

In aceasta etapa trebuie sa determinati ce anume trebuie facut pentru atingerea fiecarui obiectiv (stabilirea actiunilor), sarcinile care trebuie indeplinite in cadrul fiecarei actiuni (informatii esentiale in evaluarea necesarului de resurse si planificarea in timp), personalul necesar. Resursele utilizate in aceste activitati se vor regasi in buget.

Pasi in dezvoltarea unui plan de actiune coerent:

1. Analizati fiecare obiectiv in parte:

2. Ganditiva la activitati care sa va conduca la atingerea obiectivului analizat si apoi hotarati pe care sa le urmati.

3. Dupa ce grupul vostru s-a decis asupra activitatilor, dezvoltati un PLAN DE ACTIUNE. Acest plan trebuie sa includa: perioada de timp; lista de sarcini, numele persoanelor; responsabile pentru fiecare sarcina, lista a resurselor necesare inclusiv materialele, echipamentul necesar si fondurile.

4. Repetati acelasi proces pentru fiecare obiectiv al proiectului in parte

5. La sfarsit puteti ordona toate activitatile rezultate intr-o succesiune cronologica

6. Planurile de activitate trebuie sa fie cat mai flexibile pentru a raspunde neprevazutului.

Planul de activitati poate fi dezvoltat sub forma tabelara ca spre exemplu

Planificarea in timp a activitatilor

Scopul planificarii este de a estima timpul necesar pentru fiecare activitate, elaborarea unui buget realist, stabilirea responsabilitatii si a resurselor umane necesare, monitorizarea proiectului.

Metode folosite:

t    Diagrama Gantt

t    Metoda drumului critic

Nu exista metoda cea mai buna, aceasta depinde de complexitatea proiectului si de pregatirea personala a implementatorilor. De obicei diagrama Gantt este folosit pentru proiecte mici si medii, iar drumul critic este folosit pentru proiecte mai mari.

Diagrama Gantt (exemplu)

7. Rezultatele proiectului

Reprezinta ceea ce se doreste a se obtine masurabil, concret, pe durata implementarii proiectului si la sfarsitul lui.

Rezultatele:

t    Se limiteaza la cadrul proiectului

t    Apar ca si consecinta a implementarii proiectului

t    Sunt generate de una sau mai multe activitati

t    Contribuie la atingerea obiectivelor dorite

8. Monitorizare si evaluare

Aceasta sectiune se refera la planul pe baza caruia membrii organizatiei/institutiei urmeaza sa evalueze proiectul, atat la terminarea lui, dar si pe parcurs, la diferite momente intermediare.

EVALUAREA este procesul de examinare sistematica si independenta a proiectului, realizata la momente prestabilite, pentru a determina gradul de atingere a obiectivelor propuse si de obtinere a impactului si rezultatelor planificate. Reprezinta emiterea de judecati privind progresul inregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse. Motivele pentru care proiectul unei organizatii neguvernamentale este evaluata sunt diverse. Cateva dintre cele mai des intalnite aflandu-se mai jos:

arata daca proiectul a realizat ceea ce era asteptat

demonstreaza ca au fost utilizate metodele specificate si obiectivele au fost indeplinite

documenteaza impactul asupra problemei identificate

ofera un feedback de la grupul tinta

reprezinta un instrument de control asupra desfasurarii proiectului.

Pentru a putea spune ca faceti o evaluare corecta a proiectului trebuie ca la sfarsitul procesului de evaluare sa puteti raspunde la urmatoarele intrebari:

in ce masura proiectul si-a atins obiectivele propuse?

in ce masura atingerea acestor obiective poate fi atribuita in mod direct proiectului dvs.?

in ce masura proiectul s-a desfasurat conform planificarii propuse in cererea de finantare?

Pentru a putea fi realizata, evaluarea necesita, in cele mai multe cazuri, culegerea de date pe toata perioada derularii proiectului, adica monitorizarea proiectului.

MONITORIZAREA este procesul de supraveghere continua a implementarii proiectului cu scopul de a asigura ca activitatile sunt derulate folosind resursele alocate, conform planului si cu rezultatele dorite; este procesul de colectare sistematica si analizare a informatiilor cu privire la activitatile din proiect. Monitorizarea ne ajuta sa efectuam o verificare regulata a ceea ce facem in mod curent: informatiile pot reprezinta indicatori atat cantitativi, cat si calitativi.

AutoevaluareEvaluare

Monitorizare   Monitorizare

Atat monitorizarea, cat si evaluarea sunt imposibil de facut in mod efectiv atunci cand organizatia nu are foarte bine clarificate si formulate obiectivele. Activitatea de monitorizare si evaluare trebuie inclusa in planificare, iar costurile necesare trebuie cuprinse in buget.

Planul de evaluare trebuie sa cuprinda deci referiri la modul cum vor fi culese informatiile cu privire la derularea proiectului (cum se va face monitorizarea) si la felul in care se va aprecia masura in care au fost atinse obiectivele si s-au obtinut rezultatele preconizate. Metodele prin care va fi evaluat succesul unui program trebuie determinate inainte de implementarea lui. De cele mai multe ori finantatorii vor dori sa stie in avans cum veti face acest lucru.

Pentru ca aceasta sectiune sa fie credibila trebuie specificat modul de colectare si interpretare al informatiilor, din care pot face parte: chestionarele, interviurile, observatiile, feedback-ul neformalizat. Este preferabil ca datele sa fie cantitative, ele oferind evaluatorului informatii masurabile, tangibile asupra progresului proiectului.

Actiunile de evaluare se pot realiza la mai multe momente din desfasurarea unei actiuni.

La inceput de proiect se poate face o evaluare a stadiului initial. Ea serveste la enuntarea obiectivelor si alegerea metodelor cele mai eficiente.

Evaluarea intermediara ofera o prima imagine asupra succesului proiectului. Ea poate informa daca metodele alese au fost corecte sau daca necesita ajustari, daca obiectivele sunt realiste.

Evaluarea finala apreciaza modul in care situatia finala se apropie de cea ideala descrisa in scopul proiectului.

Evaluarea de impact (ex-post factum) – se realizeaza la un interval de timp apreciabil dupa terminarea proiectului (de obicei de ordinul anilor) pentru a verifica care a fost impactul proiectului, ce efecte pozitive sau negative pe termen lung a produs proiectul.

Pentru a evalua procesul folosim anumiti indicatori, variabile (expresii) cantitative sau calitative care reflecta progresul realizat in vederea obtinerii rezultatelor asteptate si a indeplinirii obiectivelor stabilite.

Indicatorii vor specifica:

Grupul tinta (pentru cine);

Cantitatea (cat);

Calitatea (cat de bine, cum);

Timpul (pana cand);

Locatia (unde).

TIPURI DE INDICATORI:

Cantitativi;

Calitativi;

Comportamentali.

Indicatorii trebuie sa fie:

Specifici,

Masurabili,

Relevanti,

Acceptati unanim si intelesi

Siguri

Sensibili

Usor si ieftin de colectat

Corespunzatori resurselor existente

In concluzie :

9. Bugetul proiectului

Este foarte important sa stim din ce surse acoperim cheltuielile generate de posibila implementare a proiectului. Astfel elaborarea bugetului presupune anticiparea costurilor legate de implementarea proiectului.

Tipuri de costuri:

1.     directe (cele care pot fi asociate direct unei activitati):

t    salarii ale personalului implicat

t    materiale utilizate in proiect

t    costuri de deplasare

t    costul intern al utilizarii unor echipamente

t    subcontractari

2.     indirecte (cele care pot fi alocate direct unei activitati)

t    salarii ale personalului auxiliar

t    materiale si echipamente de uz general

t    chirii

t    comunicatii

Elaborarea bugetului

Pentru a realiza un buget cat mai realist aveti in vedere sa:

Includeti toate cheltuielile absolut necesare. Bugetul trebuie sa fie fezabil - trebuie sa asigure functionarea activitatii in economia reala, nu doar pe hartie - deci trebuie stabilite si estimate cat mai precis posibil toate categoriile de cheltuieli necesare pentru realizarea obiectivelor activitatilor respective, in conditiile de calitate necesare in proiect. Orice omisiune esentiala duce, in faza de implementare efectiva, fie la solicitarea de fonduri suplimentare peste cele aprobate, de multe ori echivalenta cu anularea proiectului, fie la solicitari de modificare a bugetului, acceptate de finantatori in mod exceptional si doar intre anumite limite.

Asigurati co-finantarea (contributia proprie), dovedind cu documente ca dispuneti de bunurile materiale si personalul (asa-numita contributie in natura) precum si de resursele financiare care reprezinta, ca valoare totala in bugetul proiectului, cel putin procentul minim solicitat de finantator. Incercati sa asigurati un nivel al acestei co-finantari mai mare decat procentul minim solicitat; o contributie proprie mai mare poate indica finantatorului interesul si seriozitatea cu care solicitantul trateaza activitatile din proiect (solicitantul este dispus sa riste o parte mai mare din propriile resurse in proiect) si asigura o marja de siguranta in cazul cand bugetul trebuie modificat la solicitarea finantatorului.

Nu exista un format standard de buget, el difera de la finantator la finantator. In general are forma unui tabel.

t    Buget pe activitati

t    Buget pe categorii de cheltuieli

t    Buget pe surse de finantare

Contributia organizatiei

Marea majoritate a finantatorilor impun solicitantului de fonduri conditia de a contribui la proiect cu o suma variind intre 10-30% din bugetul total al proiectului. Multi solicitanti de fonduri, in special dintre cei mai putin experimentati se sperie de acest lucru, considerand ca, pe de o parte, daca nu beneficiezi de finantari nu ai cum sa dispui de fonduri pe care sa le pui la dispozitie ca si contributie a organizatiei, iar neavand fonduri pentru contributia proprie nu ai cum sa obtii finantari. Aparent, ne aflam intr-un cerc vicios din care nu avem cum sa iesim.

Lucrurile nu stau insa, chiar asa. Cei mai multi finantatori accepta o contributie in natura din partea organizatiei. Aceasta poate sa provina din activitatea voluntara prestata de catre membrii sau simpatizantii organizatiei si evaluata in bani in functie de tipul activitatii si de cum este ea retribuita pe piata muncii din Romania. Tot astfel, in cazul in care organizatia dispune de echipament (masina de scris, calculator, imprimanta, fax, copiator, etc) sau daca cineva ii pune la dispozitie, in mod gratuit, un astfel de echipament, uzura lui, echivalata in bani, poate constitui contributia organizatiei. In general, se considera ca un echipament se amortizeaza in 5 ani. Impartindu-se suma cu care a fost achizitionat la, spre exemplu, 60 (5 ani x 12 luni), se poate obtine echivalentul in bani al uzurii echipamentului respectiv in timp de o luna. In mod similar, se poate calcula echivalentul uzurii unui echipament pentru orice perioada de timp.

ELEMENTELE DE PIATA/ MARKETING

10. Justificarea proiectului

Chiar daca este inclus in categoria “elemente de piata”, acest capitol este unul dintre cele mai importante ale propunerii de finantare si aproape nelipsit din nici unul din formularele de propuneri de finantare. Prin intermediul sau, finantatorul trebuie convins de urmatoarele aspecte:

Problema abordata este cu adevarat o problema, in sprijinul acestui lucru trebuind aduse rezultatele unor studii, cercetari, opinii ale unor specialisti care se bucura de autoritate in domeniul respectiv, dar si opinii ale cetatenilor afectati de problema respectiva.

Amanarea rezolvarii problemei are repercusiuni foarte serioase asupra unui numar semnificativ de mare de cetateni. In cazul in care efectele nerezolvarii problemei se rasfrang si asupra unor cetateni care nu sunt afectati in mod direct de problema respectiva, acest lucru trebuie evidentiat.

Organizatia noastra este capabila sa abordeze problema in cauza. In sprijinul acestei afirmatii trebuie aduse toate argumentele posibile care pot tine de experienta organizatiei in domeniu si realizarile inregistrate pana la momentul actual si/sau de pregatirea si experienta membrilor organizatiei.

11. Durabilitatea proiectului

In foarte multe cazuri, o problema nu este rezolvata printr-un proiect, ci doar ameliorata pana intr-un anumit stadiu. In alte cazuri, problema poate sa fie rezolvata, dar daca nu se continua sustinerea, cu consecventa a anumitor activitati, ea poate sa reapara. Din aceste motive, in general, finantatorii doresc sa se asigure de faptul ca dupa epuizarea fondurilor pe care ei le acorda, organizatia va fi in masura sa atraga bani pentru astfel incat activitatile menite sa duca la rezolvarea definitiva a problemei si la impiedicarea reaparitiei ei sa poata continua.

Cei mai multi finantatori doresc ca finantarea lor sa contribuie capital la cresterea gradului de cunoastere intr-un domeniu important; cu alte cuvinte 'le place sa-si cumpere un mic loc in posteritate' prin contributia lor financiara. Vor sa vada ca proiectul pe care-l finanteaza traieste mai departe de limita propusa in cererea de finantare pentru ca ei (pe langa celelalte grupuri tinta) sa se poata bucura de beneficii fie si numai de imagine. Adica vor sa vada ca investitia lor este pe termen lung.

Cei mai multi cautatori de finantare insa, nu au forta sa gandeasca sau sa descrie proiectul pe care-l propun decat pe durata derularii trecuta in cererea de finantare.

Nu faceti ca ei! Aratati finantatorului ca v-ati gandit la derularea in continuare a proiectului, ca aveti contractele necesare pentru a sustine financiar proiectul respectiv, dupa ce s-a incheiat respectiva finantare. Potentialele surse de finantare viitoare pot include:

granturi ale altor finantatori

taxe pe servicii prestate sau incasari din vanzarea produselor rezultate din         proiectul respectiv

programe de dotare (sau autodotare)

granturi ale aceluiasi finantator (la o finantare ulterioara)

alte surse de finantare

parteneriate pe termen lung cu alte institutii

Puteti include costul acestor activitati in proiectul dvs. si le puteti bugeta in cadrul finantarii pe care o solicitati. Nu va faceti probleme ca ati putea fi considerat ingrat de catre finantator. Faptul ca va ganditi si la alte surse de finantare decat ale lui va va creste valoarea de manager de proiect.

Este de dorit sa includeti in aceasta sectiune un buget prospectiv, detaliat, care sa scoata in evidenta echilibrul financiar ulterior. Daca aveti in vedere sa obtineti o alta transa de finantare, este bine sa-l instiintati pe finantator inca de la inceput despre acest lucru si sa motivati temeinic nevoia de asistenta ulterioara. Multi cautatori de finantare sunt atat de concentrati pe prezent incat uita ca finantatorul acorda o mai mare atentie proiectelor care ii solicita o 'finantare sustinuta'.

12. Introducerea

Introducerea are rolul de a familiariza finantatorul cu organizatia si preocuparile ei in domeniul in care se incadreaza problema. Finantatorul trebuie sa afle din aceasta sectiune care sunt misiunea, scopul si obiectivele organizatiei, in ce programe/ proiecte s-a implicat pana in prezent, care este legatura organizatiei cu problema.

Asadar, am sugera ca structura introducerii propunerii de finantare sa fie urmatoarea:

prezentarea elementelor de identitate ale organizatiei (misiunea, scopul si obiective organizatiei;

descrierea activitatilor in care a fost / este implicata organizatia;

prezentarea relatiei elementele de identitate ale organizatiei proiectul care urmeaza a fi desfasurat;

13.      Rezumat

Rezumatul reprezinta o descriere concisa si clara a cererii de finantare. El se gaseste la inceputul cererii dar este ultima componenta scrisa. Utilitatea sa este data de urmatoarele ratiuni:

un rezumat bine intocmit il ajuta pe cel care citeste propunerea de finantare sa inteleaga inca de la inceput despre ce este vorba si sa parcurga cu mai multa usurinta celelalte capitole ale propunerii;

prin intermediul rezumatului, solicitantul poate trezi interesul finantatorului pentru propunerea de finantare pe care o are in fata;

de multe ori finantatorul nu are rabdarea sa parcurga intreaga propunere de finantare, astfel incat rezumatul ii poate oferi o imagine lamuritoare a proiectului pe care este solicitat sa il finanteze.

In afara cazului in care finantatorul impune ca rezumatul sa nu depaseasca un anumit spatiu, va puteti propune sa scrieti un rezumat de aproximativ o pagina care ar trebui sa cuprinda:

enuntul problemei care urmeaza a fi abordata in cadrul proiectului;

scurta prezentare a organizatiei, insistand pe legatura dintre aceasta si problema;

scopul si obiectivele proiectului;

scurta prezentare a mijloacelor prin care se va urmari atingerea obiectivelor;

scurta prezentare a planului de evaluare;

mentionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja asigurate, a fondurilor solicitate finantatorului caruia ii este adresata propunerea si a celor solicitate de la alti finantatori.

14.      Titlul proiectului

Titlul proiectului este extrem de important, acesta ajuta la “vanzarea” produsului vostru, trebuie sa fie atractiv si sa starneasca curiozitatea finantatorului. Astfel trebuie sa fie clar si concis formulat, usor de retinut, nu mai lung de 10 cuvinte, dar in aceasi timp descriptiv. Va trebui deci sa gasiti ceva care sa-l faca pe finantator sa mearga mai departe. Sa includeti in titlu ceva care sa-i trezeasca curiozitatea.

De obicei, titlul trebuie:

sa fie descriptiv;

sa scoata in evidenta rezultatele proiectului si nu metodele folosite;

sa descrie avantajele pe care le vor castiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului

sa fie clar, concis, si usor de tinut minte

Daca vreiti sa vedeti cateva exemple de titlu, este de ajuns sa deschideti un ziar de senzatie (cam asa ceva trebuie folosit ca stil si design).

Titlul poate varia ca lungime; cel mai bine ar fi sa intrebati finantatorul caruia ii veti trimite proiectul ce l-a frapat pozitiv la titlurile proiectelor admise la ultima etapa de finantare.

Sunt finantatori care au reguli stricte in privinta numarului de litere folosite intr-un titlu. Se spune ca'e bine sa folosesti 10 sau 13 cuvinte in titlul proiectului tau'.

15. Anexe

Faptul ca aceasta sectiune poarta numele pe care il poarta i-ar putea face pe unii sa creada ca este mai putin importanta. Este o logica total gresita, anexele putand juca un rol decisiv in determinarea optiunii finantatorului in sensul aprobarii sau respingerii propunerii noastre. Anexele pot contribui intr-o mare masura la conturarea unei imagini favorabile a organizatiei si proiectului in ochii finantatorului.

In anexa la formularul de solicitare pot exista o serie de documente solicitate de finantator, precum:

t    Curriculm Vitae al coordonatorului proiectului

t    copie dupa actele de infiintare a entitatii solicitante

t    copie dupa statutul organizatiei

t    copie dupa codul fiscal

t    acte doveditoare privind sediul si patrimoniul

t    sitatiile financiare anuale

t    documente care sa ateste parteneriatul sau colaborarea cu alte organizatii

t    alte documente relevante privind activitatea organizatiei

In afara de acestea, solicitantul de fonduri poate sa adauge orice alte materiale care vin in sprijinul celorlalte capitole. Spre exemplu, pentru problema enuntata, eventualele studii, cercetari sau opinii care vin in sprijinul afirmatiei ca problema respectiva exista cu adevarat pot fi incluse la anexe. Atunci cand in cadrul diferitor capitole ale propunerii de finantare se fac trimiteri la anexe, trebuie sa se precizeze numarul anexei respective. Utilizarea anexelor insa, nu trebuie exagerata. Uneori ne poate fi mai comod ca, in loc sa inseram informatiile necesare in spatiul indicat in formularul de finantare, sa facem trimitere la anexe. Atunci cand abuzam de aceasta practica, propunerea de finantare devine foarte greu de parcurs de catre finantator, fapt ce diminueaza sansele ca ea sa fie aprobata.

16. Scrisaorea de insotire

Este un element care se ataseaza propunerii de finantare, la inceputul ei, si care tine mai mult de respectarea unor norme de politete. Prin scrisoarea de intentie, solicitantul de fonduri il informeaza pe finantator cu privire la continutul dosarului pe care il are in fata (la ce proiect se refera), rugandu-l sa il analizeze si sa ii raspunda in ce masura ar fi posibila finantarea lui. Tot in cadrul acesteia, este de recomandat sa scoatem in evidenta motivele pentru care ne adresam finantatorului in cauza. Scrisoarea de insotire trebuie semnata de persoana abilitata sa reprezinte organizatia in relatia cu finantatorul. Daca in cadrul organizatiei exista insa o persoana care, anterior momentului trimiterii propunerii de finantare, l-a cunoscut pe finantator, este bine sa se gaseasca o modalitate de a fi mentionat numele acelei persoane in scrisoarea de insotire.

CE ASIGURA SUCCESUL

STATISTICA PRIVIND CERERILE DE FINANTARE

t    18% nu au paginiile numerotate

t    73% lipseste cuprinsul

t    81% nu contine rezumatul

t    92% lipseste CV-ul coordonatorului de proiect

t    66% nu are plan dezvoltat pentru evaluare si monitorizare

t    17% nu este identificat responsabilul de proiect

t    20% nu enumera obiectivele

t    18% nu sunt precizate informatiile de contact

t    13% sunt greseli in buget

t    22% trimit o forma mai veche a unui proiect deja refuzat fara a corecta greselile anterior descoperite

Dupa cum se vede sunt enorm de multe capcane in care am putea sa cadem in scrierea de proiecte. Cu siguranta ca nu vom putea sa scriem un proiect 100% perfect, dar cunoscand aceste pericole putem sa reducem riscul acestora, marind astfel considerabil sansele unei finantari.

Un aspect de care nu s-a amintit pe parcursul materialului este “lungimea” propunerii de finantare. Multi se intreaba: “Cam cate pagini trebuie sa contina o propunere de finantare?”. In cazul in care finantatorul nu va indica un numar maxim de pagini, cel mai corect raspuns este: “Atatea cate aveti nevoie pentru a transmite finantatorului suficiente informatii astfel incat decizia lui sa va fie favorabila”. Urmand procesul de elaborare a propunerilor de finantare asa cum a fost descris in acest material, cu timpul veti ajunge sa va dati seama cand anume este cazul sa “va inhamati” la o munca grea al carei rezultat sa fie o propunere de o calitate deosebita si cand este cazul sa considerati ca nu trebuie sa exagerati cu detaliile. In plus, daca respectati pasii descrisi, realizati o buna parte dintr-una din cele mai importante etape ale unui proiect: planificarea. Cu alte cuvinte, insusirea cunostintelor prezentate in acest curs va ajuta sa va dezvoltati abilitatile de bun manager sub urmatoarele aspecte: planificare, alocarea resurselor, colaborarea cu ceilalti membri ai echipei, precum si cu persoane din exteriorul organizatiei, cercetarea, elaborarea bugetelor. Se poate spune deci, ca din procesul de elaborare a propunerilor de finantare parcurs in mod corect, organizatia nu are de castigat numai sub aspectul strangerii de fonduri, ci si pe multiple alte planuri.

Un proiect de succes poate fi caracterizat astfel:

Cererea de finantare este clar si logic elaborata si usor de studiat, chiar daca ideea proiectului nu este neaparat extrem de novatoare;

Incadrare foarte buna in obiectivele si prioritatile programului de finantare

Planificare atenta care poate fi respectata la implementare

Indicatori clar definiti, masurabili

Proiectul poate continua in conditii normale dupa terminarea finantarii nerambursabile

Bugetul este clar si suficient de detaliat

Cheltuielile sunt absolut necesare pentru functionarea proiectului

Veniturile au o probabilitate mare de a fi obtinute

Persoanele care vor lucra in cadrul proiectului au experienta necesara

Solicitantul are experienta in managementul de proiecte

Exista o comunicare foarte buna intre beneficiar si finantator, incepand din faza de elaborare a proiectului si continuand pe parcursul implementarii sale.

CUM ESTE EVALUATA o CERERE DE FINANTARE

Problema. Este subiectul abordat de organizatie important pentru comunitatea dvs.? Sunt problemele organizatiei si ale comunitatii? Este problema actuala? Daca voi, care locuiti in comunitate nu credeti cu adevarat ca ceea ce va propuneti sa rezolvati nu este suficient de important pentru a trece orice obstacol, atunci este foarte probabil ca nici cei carora o sa le cereti nu vor o considera altfel. Si nu in ultimul rand, ceea ce va propuneti sa realizati prin proiect are legatura cu obiectivele si prioritatile finantatorului.

Credibilitatea. S-a mai auzit despre organizatia- grupul vostru? Pare ea o organizatie competenta, cu oameni carora le pasa? Fac treaba, se vede ceva in urma lor sau numai vorbesc? A fost vazuta la televizor sau in ziare? Aparitiile in mass media sunt esentiale pentru majoritatea organizatiilor deoarece creaza o credibilitate aproape instantanee.

Entuziasm. Sunt oameni care se prezinta ca membrii ai organizatiei cu adevarat implicati in munca lor? Este entuziasmul lor perceptibil? Pasiunea cu care oamenii isi desfasoara activitatea este un criteriu important pentru un donor.

Istoricul organizatiei. Ce a realizat organizatia voastra pana in prezent? Ce alte activitati a mai derulat? Cu cine si pentru cine? Ce rezultate se vad de pe urma eforturilor facute pana acum? A mai obtinut in trecut resurse, cum le-a folosit? Donatorii vor sa stie cine a mai finantat organizatia in trecut si ce finantatori vor fi abordati pentru noile proiecte. Informatiile despre finantarile anterioare imbunatatesc credibilitatea organizatiei. Sunt intrebari la care orice donor doreste raspunsuri, si chiar daca nu le pune el, ele reprezinta cartea de vizita a organizatiei care poate aduce puncte bune obtinerea unei donatii.

Scopuri realiste. Daca o organizatie ar cere o donatie pentru realizarea unui centru de zi pentru gazduirea tururor copiilor dintr-un judet, foarte probabil ca nu ar primi-o. Daca insa ar activa pentru promovarea talentelor tinerilor din mediul rural, si ar avea un plan rezonabil, lucrurile ar sta altfel. Atingerea scopului poate fi dificila, dar trebuie sa fie perceputa ca posibila.

Unicitatea organizatiei si/sau a proiectului. Are organizatia voastra ceva specific, unic in judet sau in regiunea in care activeaza? Are ea o abordare noua a unei probleme mai vechi? Un grup nou de beneficiari? Originalitatea, creativitatea organizatiei voastre vor fi rasplatite pentru oamenilor le place sa doneze celor curajosi.

Capacitatea de autofinantare. Majoritatea donorilor doresc ca organizatia sa fie in viitor capabila sa-si atraga propriile fonduri, prin dezvoltarea bazei de membri, vanzarea unor servicii, etc. Organizatiile care se pot autofinanta, si care nu se bazeaza foarte mult pe surse externe de finantare, au sanse mai mari sa creasca, sa prospere si sa-si indeplineasca misiunea. Cu totii preferam sa sprijinim invingatorii. Majoritatea organizatiilor vor avea sanse mai mari de finantare daca pot demonstra diversitatea surselor de finantare si mai ales vor contribui chiar ele la rezolvarea problemei pentru care solicita sprijin de la altii.

Conducerea organizatiei. Cine conduce organizatia? Deciziile sunt luate de conducerea organizatiei, iar finantatorul vrea sa cunoasca persoanele care iau deciziile, care este experienta lor, pregatirea lor profesionala, etc.

Beneficiarii. Cine va beneficia de pe urma succesului efortului de atragere a resurselor? Unele institutii sau persoane au preferinte in ce priveste anumite grupuri de beneficiari, iar organizatia dvs. trebuie sa si-le defineasca pe ale sale si sa caute donatorii compatibili.

Colaborarea. Initiativa voastra are in vedere colaborarea cu alte organizatii sau institutii? Se vor crea noi relatii de colaborare in cadrul proiectului? Un grup care isi largeste bazele si implica mai multe persoane are sanse mai mari de succes. Multe agentii sau organizatii neguvernamentale sunt interesate in mod special de proiectele comune, realizate in parteneriat. Arareori un singur grup va putea sa aiba un impact semnificativ, cele mai interesante sunt grupurile de organizatii care cooperaza pentru atingerea unui tel comun.

Dezvoltarea institutionala si a programelor. Care va fi efectul pe termen lung al proiectului, daca va avea succes? Va contribui la intarirea organizatiei? Va avea un impact semnificativ asupra beneficiarilor? Are potentialul de a se transforma intr-un program permanent? Poate fi aplicat si in alte locuri? Este putin probabil sa fie finantata o organizatie care se indreapta spre o fundatura.

Managementul financiar. Este managementul financiar al organizatiei in regula? Va oferi rapoarte de calitate in momentul in care sunt solicitate? Evidentele financiare reprezinta oglinda organizatiei iar o situatie contabila clara si in cooncordanta cu reglementarile legale in vigoare va oferi potentialului donator incredere in profesionalismul organizatiei voastre.

PASI IN RELATIA CU UN FINANTATOR

Desi pare ca oferta de finantari este limitata, este important sa analizati toate optiunile si sa o alegeti pe aceea care vi se potriveste cel mai bine. Nu orice linie de finantare este potrivita pentru voi. Daca sunteti o organizatie care activati in interesul tinerilor din comunitate, este indoielnic ca o finantare pentru un proiect de varstinici va va ajuta foarte mult in indeplinirea misiunii voastre.

Etapa de analiza si decizie asupra finantarii va poate scuti de un efort de timp, oameni si uneori chiar si financiar in conditiile in care aveti „sanse” ca proiectul vostru sa fie respins.

PASUL 1. Asadar, pentru inceput, elaborati o lista de idei de proiecte legate de activitatea organizatiei dumneavoastra pentru care doriti sa solicitati finantare. Puteti face asta prin consultarea cu membrii organizatiei sau ai comunitatii, stabiliti o directie de actiune pe termen scurt sau mediu, in functie de care va puteti orienta cautarile.

PASUL 2 Un urmator pas il constituie inventarierea bazelor de date, a publicatiilor de specialitate si selectarea unui numar cat mai mare de finantatori care, prin profilul lor ar putea accepta viitoarea cerere de finantare. In ultimul timp o resursa importanta o reprezinta Internetul, o serie de adrese fiind prezentate in anexa 1 la acest manual.

PASUL 3 In continuare selectati pe baza informatiilor obtinute anterior agentiile finantatoare carora le va fi prezentata cererea de finatare. In aceasta faza este foarte importanta contactarea agentiei finantatoare, fie telefonic fie direct, si obtinerea tuturor amanuntelor legate de alcatuirea cererii de finatare: instructiuni de alcatuire, termene limita, mod de evaluare, eventual structura comitetului de evaluare, durata procesului de evaluare si orice alte informatii ar putea fi utile.

PASUL 4 Avand si aceste informatii la dispozitie, puteti lua decizia finala asupra finantatorului caruia urmeaza sa ii trimiteti cererea voastra de finantare. Puteti folosi o lista de criterii:

• Obiectivele finantarii sunt in concordanta cu strategia pe termen mediu sau lung a organizatiei;
• Finantarea ajuta dezvoltarea organizationala a asociatiei voastre (ex: puteti acoperi cheltuieli de spatiu, personal, telefon, internet);
• Cerintele finantatorului – sunt orientate catre o organizatie cu multa experienta, cu putere financiara sau catre organizatii mici?
• Contributia solicitantului – este ceruta o contributie financiara la realizarea proiectului si din partea voastra? Veti putea sa o onorati ?
• Parteneriate – este un element foarte apreciat de finantatori. Aveti o colaborare in trecut cu o alta organizatie, insitutie si care ar putea continua prin intermediul acestui proiect?
• Durabilitate – un aspect important in special in cazul proiectelor de servicii sociale. Aveti posibilitatea de continuare a proiectului si dupa aprobarea finantarii? De exemplu daca aveti in vedere crearea unui serviciu de ingrjiri la domiciliu, cum puteti asigura plata asistentei medicale, dupa incheierea finantarii.  

PASUL 5 Pentru a obtine informatiile dorite este important sa incepeti sa dezvoltati un dialog cu finantatorii inainte de a incepe realizarea propriu-zisa a proiectului de finantare. Acestia va pot oferi un sprijin valoros, spunandu-va daca ideea voastra de proiect se incadreaza in obiectivele lor de finantare, daca experienta voastra este suficienta pentru o aplicatie de succes, etc.

Cea mai simpla cale de a ajunge la finantator este sa trimiteti o scrisoare de intentie. Ea trebuie sa cuprinda in mod succint urmatoarele puncte: prezentarea organizatiei (misiune si activitati); scopul proiectului, necesitatea (sau justificarea proiectului), obiectivele proiectului, bugetul si un rezumat al proiectului.

Nu va asteptati sa primiti sugestii privind obiectivele sau activitatile pe care vreti sa le includeti. Este totusi proiectul vostru. Unii finantatori sunt chiar foarte stricti cu privire la informatia acordata. Oricare ar fi cazul, merita incercarea de a contacta, telefonic, direct sau prin e-mail finantatorul.

In cazul unie vizite la un finantator iata cateva recomandari de baza:

Inainte de vizita:

Informati-va si cautati cat mai multe informatii despre finantator (interese, preocupari, istoricul donatiilor – daca a mai dat in trecut, cat si pentru ce?).

Determinati cat vreti sa ii cereti finantatorului si cum ii veti explica rolul lui in cadrul proiectului/ actiunii initiate.

Ganditi-va la posibile obiectii pe care finantatorul le poate ridica si pregatitiva sa raspundeti la acestea.

Stabiliti impreuna cu finantatorul locul, data si ora de intalnire.

Atentie la imbracaminte – prima impresie conteaza.

Pregatiti un pachet informational de prezentare a ONGului si a activtatii lui – acest pachet dosar oferiti-l finantatorului.

In timpul vizitei:

Fiti punctual si nu lasati finantatorul sa astepte.

Ascultati cu atentie.

Descrieti explicit obiectivele proiectului pe care vreti sa il initiati (din pct de vedere financiar si al activitatilor implicate) si explicati modul in care contributia finantatorului va sprijini atingerea obiectivelor.

Tratati «obiectiile« aduse de donor ca cerinte de informatii suplimentare; evitati alunecarea in auto-justificari cu ton de dezvinovatire.

Raspundeti tuturor intrebarilor (inclusiv celor mai delicate) clar si onest.

Evitati sa furnizati informatii contradictorii.

Incercati sa nu criticati sau sa puneti sub semnul intrebarii punctele de vedere ale finantatorului.

Daca va intalniti cu un grup de finantatori incercati sa nu va focalizati atentia asupra unei singure persoane (cea care pare cea mai putin binevoitoare - pentru ca adesea cei mai sceptici sunt cei ce trebuie convinsi pentru a obtine finantarea).

Inceracati sa nu dati materiale de prezentare scrise auditoriului de la inceputul intalnirii pentru ca adesea acestea distrag atentia donorului de la ceea ce vreti sa spuneti/ comunicati.

Evitati sa discutati problemele interne ale organizatiei.

Incercati sa va incadrati in timpul de intalnire agreat initial, sau cel putin obtineti acordul explicit de prelungire a discutiei.

Cereti o suma anume de bani/ resurse – fiti specifici.

Nu prelungiti inutil intalnirea.

Incercati sa parasiti intalnirea cu pasi de viitor clar agreat – o promisiune de trimitere a unei propuneri/ solicitari scrise, o data pentru o urmatoare intalnire, sau acordul de a pastra legatura.

Dupa vizita:

Trimiteti cat mai repede o nota/ scrisoare de multumire.

Dupa ce primiti donatia asigurati-va ca toate multumirile catre donor au fost trimise (din partea membrilor bordului organziatie, directorului executiv etc.)

Incercati sa ramaneti in legatura.

PASUL 6 Redactati cererea de finantare si expediati-o in termenul limita indicat de finantator.

PASUL 7 Dezvoltati si mentineti relatia cu finantatorul vostru. Dar pentru a putea mentine o relatie cu donorii este nevoie ca aceasta sa se bazeze pe incredere reciproca, incredere ce se dezvolta in timp prin deschiderea ambelor parti catre un parteneriat de lunga durata in adevaratul sens al cuvantului.

In aceasta relatie de tip «castig-castig” ONG- ul poate oferi un mecanism prin care finantatorii sa poata sustine o cauza care ii intereseaza, in timp ce ONG-urile obtin sprijin financiar, tehnic si material. Iar relatia presupune mai mult decat alaturarea unei nevoi cu o oportunitate, presupune un efort continuu de sustinere si intarire a legaturilor dintre cei doi parteneri (ONG si finantator).

Si daca presupune totusi un astfel de efort de ce este atat de important, util sa mentinem o relatie cu finantatorii? Pentru ca astfel:

ONG-urile pot castiga increderea finantatorilor;

ONG au ocazia sa arate finantatorilor cum au fost ultilizate resursele lor, iar finantatorii sa poata verifica calitatea rezultatelor obtinute cu resursele lor, sa verifice eventuale modificari aparute in planurile initiale pe care le-au sustinut;

Pentru a crea ocazia unor viitoare finantari din partea celor care deja au finantat;

Pentru a promova rezultatele muncii ONGului;

Pentru a ajuta finantatorii sa inteleaga domeniul de activitate al ONGului, astfel incat sa poata cunoaste beneficiarii si sa puna intrebari legate de nevoile acestora;

Pentru a incuraja finantatorii sa sustina si alte organizatii similare;

Pentru a asigura suportul finantatorilor si in perioade dificile, atunci cand lucrurile nu merg;

Pentru a recunoaste meritele finantatorilor in cadrul evenimentelor organizate de ONGuri.

Importanta construirii si mentinerii relatiei cu finantatorii sau beneficiarii oricarui proiect sau eveniment se poate explica cel mai bine prin analogia urmatoare: daca plantam o floare, pe care zi de zi o udam, o mutam din loc in loc sa fie tot timpul in lumina soarelui, ea va creste. Daca o neglijam, se va ofili si munca noastra de pana atunci a fost in zadar. Dar daca o ingrijim in continuare acesta ne va multumi prin inflorire.

Asa este si relatia cu finantatorii, daca “ingrijim” relatia, daca tot timpul avem grija sa fie in lumina “reflectoarelor” la evenimentele la care au contribuit, daca facem sa se simta importanti si in acelasi timp de folos, ne vor multumi prin sprijin, prin finantari, prin castigarea unor proiecte. Sa nu uitam niciodata ca vorbim de la om la om, poate nu bani in sine sunt problema, nici timpul, ci increderea si simpatia. Acestea se castiga prin multe, dar cel mai important este sa reusim sa facem din donatorul nostru un prieten de al nostru si implicit al organizatiei.

In mentinerea unei bune relatii cu finantaorii vostri puteti sa incercati urmatoarele instrumente:

t    Amintirea la fiecare eveniment a numelui donatorului si al firmei, organizatiei sau institutiei in numele careia a facut finantatarea.

t    Tiparirea numelui donatorului pe toate materialele.

t    Daca apar articole in presa sau sunteti invitati la o emisiune radio sau la televiziune nu uitati sa amintiti numele finantatorilor si sa multumiti si prin aceasta cale pentru contributia lor.

t    Invitarea la diferitele etape al proiectului, daca este un eveniment organizat la finalul proiectului este foarte importanta prezenta finantatorilor.

t    Trimiteti o scrisoare de multumire dupa primirea finantarii si una dupa finalizarea proiectului.

t    Intocmirea si trimiterea raportului financiar la timp.

t    Construirea si dezvoltarea unei relatii personale intre coordonatorul proiectului si finantatorului, de cele mai multe ori aceasta va asigura o colaborare pe termen lung.

t    Transparenta in timpul derularii proiectului.

t    Asigurarea accesului continuu la situatia financiara si manageriala a proiectului.

t    Daca din finantarea primita de la finantator ati reusit sa renovati, sa reconstruiti o cladire sau ati pornit o activitate care antreneaza mai multi oameni puteti sa organizati in fiecare an, la o data stabilita de comun acord, un eveniment in cinstea finantatorului. Pe langa faptul ca va fi placut surprins ca si dupa un an va mai amintiti de el, este un bun prilej sa vada rezultatul finantarii si totodata sa va sa va sprijine in continuare.

DICTIONAR

PROIECT - este o succesiune de sarcini (actiuni) planificate, concepute in scopul atingerii unor rezultate asteptate, intr-o anumita perioada de timp si in limita unui buget dat (suma de bani)

PROGRAM – un grup de proiecte sau servicii asociate, orientate spre realizarea unor obiective specifice (de obicei similare sau asociate).

MATRICEA PROIECTULUI – un sumar al proiectului care identifica modelele cheie, factorii externi si consecintele estimate ale implementarii cu succes a proiectului.

NEVOIA - discrepanta intre “ceea ce este” (set de conditii prezente) si “ceea ce ar trebui sa fie” (set de conditii de dorit);

PROBLEMA - stare negativa de fapt (si nu absenta unei solutii).

BENEFICIARII – directi – grup specific pentru al carui beneficiu, proiectul sau programul a fost initiat; indirecti - grup de persoane care sunt influentate in mod pozitiv de proiect, dar nu au fost vizati ca grup tinta.

PARTICIPAREA - gradul de control pe care membrii unei comunitati il au asupra deciziilor si a resurselor (raspuns la intrebarile: cine initiaza? Cine alege? Cine aloca fonduri? Cine angajeaza? Etc.)

FACTOR EXTERN – eveniment, conditie sau decizie necesara succesului proiectului dar care este in mare masura sau complet in afara controlului conducerii proiectuliu.

SCOP – obiectiv general principal la care proiectul este menit sa contribuie pe termen lung si care justifica motivul pentru care proiectul este implementat.

OBIECTIV IMEDIAT – motivatie imediata a proiectului. Efect pe care proiectul trebuie sa-l produca daca este impementat cu succes si la timp.

ALTERNATIVA - este o optiune posibila de realizare a scopului propus

STRATEGIE - realizarea unui plan logic de abordare a unei probleme, situatii uzitand de alternative optime.

ACTIVITATE – actiune intreprinsa sau munca depusa in cadrul unui proiect in vederea transformarii resurselor in rezultate.

RESURSE – fonduri materiale, financiare, de personal etc. ale proiectului necesare pentru a produce rezultatul scontat.

MONITORIZARE – procesul de supraveghere continua a implementarii proiectului cu scopul de a asigura ca activitatile sunt derulate folosind resursele alocate, conform planului si cu rezultatele dorite

EVALUARE – este procesul de examinare sistematica si independenta a proiectului, realizata la momente prestabilite, pentru a determina gradul de atingere a obiectivelor propuse si de obtinere a impactului si rezultatelor planificate

INDICATOR – performanta standard care trebuie atinsa in vederea realizarii obiectivelor

EFICIENTA – o masura a gradului in care proiectul isi atinge cu succes obiectivele.

EFICACITATE – o masura a “productivitatii” procesului de implementare – cat de economic sunt transformate resursele in rezultate.

REZULTAT – realizarea garantata a proiectului ca o consecinta a activitatii acestuia.

IMPACT – schimbari pozitive si negative pe termen lung care apar direct sau indirectc, ca rezultate ale proiectului sau proiectului.

RELEVANTA – gradul in care ratiunea si obiectivele proiectului sunt sau raman pertinente, semnificative si de valoare, raportate la nevoile prioritare si preocuparile identificate.

SUSTENABILITATE/ DURABILITATE – gradul in care scopul general al proiectului va fi urmarit si dupa ce finantarea proiectului s-a terminat.

GRANT – finantare - imprumut nerambursabil – suma de bani alocata de o institutie finantatoare unie organizatii in vederea realizarii unui proiect, fara beneficarul sumei de bani sa trebuieasca sa returneze banii..

ANEXE

ANEXA 1 - NOTITE PENTRU ORGANIZATIE/ COMUNITATE

In echipa, decideti asupra unei idei de proiect pentru a fi supusa unei cereri de finantare si dezvoltati proiectul dupa modelul de mai jos:

A. INFORMATII GENERALE:

B. DESCRIEREA PROIECTULUI:

Justificarea proiectului/ Descrierea problemei – max 1 pagina

Formulati cat mai specific problema si descrieti modul in care ati identificat problemele din comunitate, cum ati ales-o pe aceasta ca fiind cea prioritara, cum se manifesta problema in viata membrilor comunitatii

Descrieti situatia comunitatii in cazul in care problema nu ar fi rezolvata.

Scopul proiectului

Descrieti pe scurt ce isi propune acest proiect sa schimbe in comunitatea sau scoala voastra, situatia dorita prin realizarea acestui proiect.

Beneficiari directi si indirecti: - max 20 randuri

Descrieti carui grup de persoane se adreseaza proiectul. Cine va beneficia in mod direct de pe urma implementarii acestui proiect? Ce alt grup de persoane vor beneficia de rezultatele proiectului, fara sa fie direct implicate? Dati cifre cat mai exacte si date statistice, daca exista.

Obiectivul(ele) proiectului – max 5 randuri

Prezentati obiectivele pe care si le propune proiectul (Atentie!! nu mai mult de 3). Incercati sa formulati obiectivele cat mai specific cu putinta si sa le formulati asa incat sa poata fi usor masurabile.

Descrierea activitatilor proiectului – max 2 pagini

Descrieti in detaliu (pe cat posibil in ordine cronologica) fiecare activitate pe care ati planificat-o in vederea rezolvarii problemei.

Pentru fiecare activitate dati detalii privind:

a. in ce consta activitatea (fiti cat mai specifici)

b. cine este responsabil de activitate

c. pe cine altcineva veti mai implica in derularea activitatii

d. cat timp este necesar pentru realizarea activitatii

e. ce resurse sunt necesare pentru realizarea activitatii (cuantificati cat mai exact posibil)

f. ce rezultate sperati sa obtineti la sfarsitul activitatii

Prezentati si legaturile cu celelalte activitati din cadrul proiectului, precum si care este modalitatea in care activitatea respectiva contribuie la atingerea obiectivului sau a obiectivelor.