Comunicarea formala Mecanismele si structurile comunicarii formale sunt create odata cu structura organizatiei

Comunicarea formala

Mecanismele si structurile comunicarii formale sunt create odata cu structura organizatiei.

Ne putem imagina ca structurile formale au la baza niste trasee de comunicare stabilite spontan de persoane care rezolva in comun sarcini, trasee pe care organizatia le-a pastrat si intarit.

Printr-un proces de formalizare (oficializare, institutionalizare) aceste trasee au devenit "cai batatorite", iar pentru membrii organizatiei a le utiliza a devenit parte a rutinelor activitatii de munca.

Regulile prin care se stabileste cine cu cine comunica sunt prescrise prin insasi pozitiile ocupate de membrii organizatiei.

INFO

Numarul tuturor relatiilor de comunicare posibile intr-o organizatie poate fi calculat dupa o formula simpla: N (N - 1)

2

unde N reprezinta numarul membrilor organizatiei.

Sa luam ca exemplu o organizatie de marime medie cu 200 de angajati.

Numarul relatiilor posibile este de 19900. Evident ca o asemenea retea de comunicare ar genera confuzie prin cantitatea foarte mare de zgomot (informatie irelevanta). Oamenii ar petrece mai mult timp comunicand decat muncind efectiv.

Si daca am imparti membrii organizatiei in 40 de grupuri (servicii) si am stabili legaturi numai intre acestea, numarul legaturilor posibile tot ar ramane foarte mare: 740.

Rezulta ca organizatia din exemplul nostru trebuie sa selecteze numai o parte dintre relatiile de comunicare posibile.

Cele care vor fi institutionalizate sunt cele prin care se vehiculeaza informatia cu adevarat semnificativa inspre cei care au nevoie de ea in rezolvarea sarcinilor de munca.

Problema care se pune este a adaptarii structurilor de comunicare formala la obiectivele si necesitatile reale ale organizatiei. Designul acestor structuri trebuie sa gaseasca zona de echilibru necesar intre flexibilitate si stabilitate organizationala.

Sistemul de comunicare trebuie sa fie suficient de flexibil pentru a permite circulatia informatiilor care ies din tiparele previzibilului, dar si destul de selectiv pentru a nu se aglomera cu informatie irelevanta (zgomot).

Sistemul de comunicare formala cuprinde:

1. Trasee de comunicare care urmeaza structura ierarhica a organizatiei. Toate relatiile ierarhice sunt dublate de relatii de comunicare.

2. Dispozitive de legatura suprapuse structurii de autoritate si care pot fi mai mult sau mai putin investite cu autoritate formala.

1. Comunicarea prin structurile ierarhice (figura 7)

In cadrul structurii ierarhice mesajele circula in doua directii:

pe verticala, intre nivele ierarhice diferite

- descendent (a)

- ascendent (b)

pe orizontala, intre membri ai organizatiei aflati la acelasi nivel ierarhic (c)

a. Comunicarea de sus in jos (descendenta)

Pe traseele descendente sunt transmise mesaje de la superiori catre subordonati.

Ce tipuri de informatii sunt transmise pe canalele descendente?

instructiuni de lucru: ce anume are de facut subordonatul si cum;

Instructiunile pot fi exprimate sub forma de ordine, explicatii, indicatii de lucru.

ratiunile pentru care trebuie efectuata munca respectiva

Este bine ca subordonatii sa stie cum se integreaza actiunile intreprinse de ei in activitatea organizatiei. Aceasta dezvolta sentimentul apartenentei la organizatie si contribuie la integrarea scopurilor individuale in scopurile organizatiei.

proceduri si practici ale organizatiei: informatii despre reguli, regulamente si politici organizationale.

Exemplu: programul de lucru , retributii, concedii, penalizari.

feedback asupra performantei angajatilor. Informatiile pe care le obtin angajatii despre calitatea rezultatelor muncii lor sunt foarte importante pentru activitatea lor viitoare.

Transmiterea acestor informatii poate fi una dintre cele mai dificile sarcini ale unei persoane cu functie de conducere intr-o organizatie. Cel care evalueaza performantele salariatilor trebuie sa aiba in vedere ca:

- Informatia negativa tinde sa scada motivatia pentru munca si ar putea afecta negativ performanta salariatilor in viitor. Aprecierile pozitive este mai probabil sa creasca gradul de mobilizare a subordonatilor.

- Performanta unora dintre lucratori este greu de evaluat pentru ca realizarile lor individuale depind foarte mult de performanta sistemului in ansamblu. De exemplu in cadrul unui proces tehnologic pe banda.

informatii legate de misiunea organizatiei si de obiectivele generale ale acesteia. Acest tip de informatii contribuie la integrarea scopurilor individuale ale membrilor cu scopurile organizatiei.

Membrii organizatiei de la toate nivelurile ierarhice resimt nevoia de a fi informati. O buna informare a subordonatilor creste satisfactia in munca, sentimentul de apartenenta si fidelitatea fata de organizatie.

b. Comunicarea de jos in sus (ascendenta)

Transmiterea de mesaje dinspre subalterni catre superiorii lor reprezinta comunicare ascendenta. Prin mesajele ascendente superiorii afla cum sunt primite actiunile lor de catre subordonati si care sunt atitudinile subordonatilor fata de sarcinile care le sunt atribuite.

Ce tipuri de informatii se transmit pe canale ascendente?

- ce fac subordonatii: activitatile, rezultatele, progresele, programele pentru viitor;

- problemele nerezolvate si dificultatile in realizarea sarcinilor; solicitari de sprijin sau asistenta;

- sugestii de optimizare a activitatii;

- plangeri si reclamatii

- gandurile si reactiile salariatilor fata de munca si fata de colegi.

Adresarea unor mesaje superiorilor poate avea anumite riscuri pentru subalterni mai ales cand trebuie sa comunice vesti neplacute. Dar este vital ca tocmai acestea sa ajunga in timp util la persoanele care au putere de decizie. De aceea comunicarea ascendenta trebuie stimulata.

Problema este ca subordonatii sunt mai degraba reticenti in a face cunoscute sefului lucrurile care nu merg bine. Nimeni nu se grabeste sa fie purtatorul unei vesti proaste sau sa semnaleze o situatie care ar putea lua o turnura neplacuta.

Amanarea momentului in care sa semnaleze sefului o dificultate poate avea la origine o buna-credinta desavarsita a subordonatului. Acesta poate incerca sa rezolve singur problema, fara sa realizeze ca respectiva problema face parte din acea categorie greu de circumscris a incidentelor aparent minore, dar care au efecte negative de proportii.

Comunicarea ascendenta este saracita sau blocata atunci cand angajatii au sentimentul ca seful nu este interesat de problemele lor, cand il percep pe acesta ca inabordabil, ceea ce poate sa se intample daca superiorul neglijeaza sa gratifice comunicarea deschisa a informatiilor de catre subordonati.

Este util ca aceste incurajari din partea superiorului sa apara cu atat mai mult cu cat majoritatea oamenilor, in virtutea unor prejudecati larg impartasite, au tendinta sa ascunda superiorilor ceea ce gandesc.

Cum poate un manager sa se asigure ca subordonatii sai ii comunica toate informatiile relevante? Cateva conditii pot fi create pentru a facilita fluxul ascendent al informatiei:

- stimularea unui climat de incredere reciproca intre sef si subordonati.

Cel care isi trateaza subordonatii cu respect si incredere are sanse sa se bucure de respectul si de increderea lor.

In relatiile interumane regula reciprocitatii tinde sa functioneze.

- sa asigure subordonatilor o cantitate satisfacatoare de informatii pe canalul descendent.

Managerii generosi cu informatia fata de subordonati par sa primeasca din partea acestora tot atat de mult cat dau.

Si pentru ca increderea totala este totusi un ideal greu de atins in relatia dintre sef si subordonat, este util ca cel dintai:

- sa-si creeze o retea informala prin care sa-i parvina informatiile;

- sa fie atent la "simptomele" unor eventuale probleme ascunse:

- diminuarea fluxului de informatie ascendenta;

- scaderea moralului subordonatilor;

- mesaje verbale ambigue sau incongruente intre mesajul verbal si cel non-verbal al aceleiasi secvente de comunicare.

Avantaje ale comunicarii ascendente

- Comunicarea ascendenta ofera un feedback al comunicarii descendente.

Acordand atentie informatiei ascendente managerul afla cum au receptionat subordonatii ordinele si instructiunile sale si ce atitudine au fata de deciziile luate de el.

- Creste acceptarea de catre subordonati a deciziilor luate de sef.

- Pe baza informatiei ascendente se pot identifica problemele existente in organizatie /departament si se poate preveni aparitia unor probleme noi.

- Un manager atent la sugestiile subordonatilor poate valorifica potentialul creativ al subordonatilor sai.

- Un flux informational echilibrat cultiva increderea reciproca intre sef si subordonati si creste moralul acestora din urma.

c. Comunicarea orizontala (laterala)

Comunicarea laterala consta in mesaje transmise si receptionate de membrii organizatiei plasati la acelasi nivel ierarhic (care detin pozitii investite cu putere si autoritate similare).

Este cel mai important mijloc de coordonare. Desi in organigrama nu sunt figurate traseele comunicarii orizontale, ele sunt subintelese, existand presupozitia ca persoanele ca si departamentele situate la acelasi nivel ierarhic comunica frecvent intre ele.

Organizatia formalizeaza mai putin relatiile dintre membrii sai aflati la acelasi nivel ierarhic. Comunicarea laterala se plaseaza undeva intre comunicarea formala si cea informala.

Schimbul lateral de mesaje are ca obiective:

- coordonarea activitatilor de munca;

- rezolvarea unor probleme;

- negocieri, arbitrarea unor diferende;

- punerea de acord asupra semnificatiei si a modului de intelegere a unor evenimente.

2. Dispozitivele de legatura

Nici o structura ierarhica, oricat ar fi de elaborata, nu poate satisface toate necesitatile de coordonare ale unei organizatii. De aceea, unele organizatii creeaza unitati care au rolul de a integra, de a stabili o sincronizare intre activitatea unor departamente diferite din structura sa.

Aceste dispozitive pot fi alcatuite din una sau din mai multe persoane si pot fi permanente sau temporare.

Se cunosc patru asemenea dispozitive:

- Postul sau pozitia de legatura

- Managerul coordonator

- Echipa de sarcina

- Comitetul permanent

a. Postul de legatura (figura 8)

Atunci cand pentru coordonarea activitatii a doua departamente este necesar un numar mare de contacte directe intre ele, o persoana din cadrul uneia dintre unitati poate fi desemnata sa stabileasca aceste contacte scurtcircuitand traseele verticale (ascendente si descendente ) ale comunicarii ierarhice.

Exemplu: Un inginer din departamentul productie poate fi desemnat ca persoana de legatura intre colegii sai din departament si departamentul aprovizionare.

Pozitia nu este investita cu autoritate formala, autoritatea persoanei desemnate derivand din competenta acesteia.

Inginerul din exemplul nostru trebuie sa cunoasca bine caracteristicile echipamentelor achizitionate astfel incat sa poata da detalii colegilor in legatura cu acestea.

b. Managerul coordonator (figura 9)

Atunci cand coordonarea intre doua departamente este de importanta strategica si comunicarea pe caile ierarhice este insuficienta, organizatia creeaza un post de legatura investit de data aceasta cu autoritate formala - un post managerial care sa asigure sincronizarea interdepartamentala, suprapus structurii ierarhice traditionale.

Desemnarea unui manager de produs sau de proiect intr-o organizatie cu structura functionala inseamna a crea un post de manager coordonator.

Autoritatea formala a acestei pozitii deriva din puterea de a lua decizii care afecteaza departamentele coordonate, dar managerul coordonator nu-si poate extinde autoritatea asupra personalului din departamentele respective.

Persoana care ocupa un asemenea post trebuie sa aiba capacitatea de a intretine relatii informale bune, sa detina abilitati de negociator si putere de convingere.

c. Echipa de sarcina este un grup de persoane din diferite servicii sau departamente constituit in scopul indeplinirii unei sarcini. Dupa ce isi duce la indeplinire misiunea, echipa se desfiinteaza.

d. Comitetul permanent este un grup interdepartamental constituit pentru o perioada de timp nelimitata. Membrii sai se intalnesc periodic pentru a discuta probleme de interes comun. In general, comitetele permanente se constituie la nivelele superioare ale ierarhiei.