Comunicarea informala

Comunicarea informala.

Comunicarea informala acopera intreaga organizare ierarhica a organizatiei. Ea se desfasoara in afara comunicarii formale. In cadrul acestei comunicari pe prim plan trec nevoile psihologice ale oamenilor, frecventa contactelor directe dintre ei, similaritatea de varsta, sex, hobby, timpul petrecut impreuna in organizatie sau in afara ei etc., in raport cu normele si structurile organizationale din cadrul comunicarii formale ce reglementeaza schimburile organizationale dintre membrii organizatiei. Reteaua conexiunilor informale, neoficiale, psihologice este uneori mult mai extins si mai puternic decat structura rigida si limitata a comunicarii formale.

In comunicarea informala, informatia circula in toate sensurile si in toate directiile (ascendent, descendent, orizontal, diagonal, incrucisat etc.), trecand peste nivelurile ierarhice. Acest lucru face ca, un membru al organizatiei sa se poata afla intr-o relatie de comunicare cu oricare alt membru al organizatiei sau chiar cu toti. De obicei, prin comunicarea informala sunt vehiculate informatii care nu sunt legate neaparat de sarcinile sau de munca membrilor organizatiei, ci, mai ales, cele cu privire la o serie de evenimente ce au avut loc sau se presupune ca vor avea loc in organizatie.

Cele mai importante caracteristici ale comunicarii informale sunt (Mielu Zlate,2004, pag.504-505)

- rapiditatea cu care circula informatiile (daca un mesaj formal ii trebuie uneori cateva zile pentru a ajunge la audienta dorita, mesajul informal se transmite aproape imediat sau in cateva ore);

- ancorarea informatiilor transmise fie in sfera rezultatelor organizatiei, fie in sfera vietii personale (sunt transmise si comentate succesele sau esecurile organizatiei, dificultatile cu care se confrunta, eforturile de depasire a acestora, evenimentele din viata personala a managerilor sau chiar a membrilor grupului);

- corectitudinea relativa sau partiala a informatiilor transmise si receptate (intr-un studiu s-a indicat o pondere de 82 % din informatiile comunicate informal ca fiind corecte; de obicei, mesajele din comunicarea informala contin portiuni corecte si portiuni incorecte; portiunile eronate pot altera intelesul global al informatiilor; este suficient doar un singur fapt inexact pentru a face sa sufere corectitudinea generala a comunicarii);

- reputatia proasta a comunicarii informale in cazurile extreme cand informatiile sunt inexacte, fara nici o baza reala si, mai ales, neverificabile (este vorba despre zvonuri care sunt bazate pe speculatii, pe imaginatia bogata a celor care le lanseaza, pe exagerarea si proiectarea dorintelor acestora; ambiguitatea este, se pare, caracteristica esentiala a zvonului; or, ambiguitatea lasa cale deschisa ornamentarii informatiei pe masura ce trece de la o persoana la alta; uneori, efectele negative sunt devastatoare, atat in plan personal, cat si organizational. Un exemplu ilustrativ il constituie faptul ca la sfarsitul anilor'70 a circulat, intr-o anumita zona din Chicago zvonul despre prezenta viermilor in produsele de la McDonald's. Desi informatia era total neadevarata, vanzarile au scazut cu 30 % in unele restaurante;

- potentiale efecte pozitive ale comunicarii informale, care pot fi amplificate printr-o serie de masuri ameliorative (comunicarea informala poate creste puterea si influenta in organizatie a unor oameni, mai ales managerilor; conexiunile informale ii pot ajuta pe oameni sa ajunga la puterea formala; comunicarea informala contribuie la socializarea informala, la cresterea coeziunii grupului; informatiile vehiculate, prin natura si continutul lor, ofera uneori oportunitati pentru stabilirea si intarirea contactelor interumane dorite, ca si pentru mentinerea unui mediu de munca stimulator).

Cea mai cunoscuta forma de comunicare informala este desemnata prin termenul de grapevine (vita-de-vie). Aceasta forma intra in functiune atunci cand caile oficiale de comunicare sunt blocate, inchise sau inaccesibile, de asemenea atunci cand membrii organizatiei se confrunta cu unele situatii neclare si nesigure. Informatiile transmise prin grapevine au rolul de a umple golurile de informatie si de a clarifica deciziile managerilor. Ele devin extreme de active in timpul perioadelor de schimbare, alegere, anxietate, excitatie, de deteriorare a conditiilor economice.

Unii autori ce au studiat comunicare informala descriu patru tipuri de grapevine:

1). reteaua "linie unica" (informatia trece de la o persoana la alta);

2). reteaua de tip "barfa" (informatia este transmisa de o singura persoana tuturor celorlalte);

3). reteaua de tip "probabilitate" (o persoana comunica altora la intamplare conform legilor probabilitatii; acestea comunica la fel cu alte persoane);

4). reteaua de tip "ciorchine" (informarea selectiva a unor membri si eliminarea altora de la procesul comunicarii).

Atitudinea fata de avantajele si dezavantajele comunicarii informale de tip grapevine sunt foarte controversate. Unii manageri manifesta nu doar rezerve, ci pur si simplu ostilitate fata de grapevine, militand pentru desfiintarea ei. Zvonurile la adresa lor sunt considerate de manageri ca neadevarate, malitioase (rautacioase) si chiar periculoase.

Unul dintre primii autori care s-au preocupat de studiul comunicarii informale, sublinia beneficiile ei, si anume: mijloc de informare asupra situatiilor; protejarea oamenilor de necunoscut; modalitate de rezolvare a conflictelor cu superiorii; oferirea prilejurilor pentru descarcari tensionale prin raspandirea zvonurilor.

Sunt si alti autori care subliniaza efectele pozitiva produse de grapevine, si anume:

- poate ajuta la consolidarea moralului, tinand cont de comentariile favorabile pe care angajatii la pot face despre organizatie;

- poate furniza satisfactie si stabilitate grupurilor de munca prin oferirea unui sentiment al securitatii si al apartenentei;

- furnizeaza angajatilor posibilitatea de descarcare emotionala;

- incurajeaza managerii sa planifice si sa actioneze mult mai atent decat ar face-o in alte conditii;

- este sursa de feedback pentru manageri.