Elementele de identitate ale unei organizatii

Elementele de identitate ale unei organizatii

La nivelul oricarei organizatii, imaginea depinde, in mare parte, de modul de interrelationare a principalelor elemente de identitate ale organizatiei, cum ar fi: scopul organizational, obiectivele organizatiei, structura organizatiei, comportamentul organizational si personalul organizatie, cultura organizationala.

Scopul organizational. Simpla existenta a scopului, extrem de necesara, nu este insa si suficienta. Constructia scopului, enuntarea sa, unui precum si afirmarea sa, constituie doar un prim moment. Pentru realizarea unei imagini distincte si clare este mai importanta procedura de realizare, de implinire a scopului. Transformarea scopului general in rezultate practice finale presupune: compatibilitatea intre scopul general si scopurile individuale, intre interesele si aspiratiile indivizilor care alcatuiesc organizatia; participarea membrilor organizatiei la remodelarea si redefinirea scopului organizational in raport cu schimbarea organizationala si dinamica scopurilor individuale; corespondenta intre scopul general si scopurile specifice (obiectivele organizatiei).

Obiectivele organizatiei trebuie sa asigure traducerea in practica a scopului general, operationalizarea lui pe domenii de activitate, care sa faca posibila atat asumarea responsabila de catre membrii organizatiei a scopului general, cat si actiunea convergenta a acestora pentru indeplinirea fiecarui obiectiv in parte.

In general, operationalizarea scopului general al organizatie presupune configurarea sistemului acestuia pe baza urmatoarele subsisteme esentiale

subsitemul de productie (production subsystem), in cadrul caruia se desfasoara transformarile pe baza prelucrarii "intaririlor" in sistem

subsitemul de sustinere (supportive subsystem), care procura "intrarile" din mediul extern (informatii, energie, oameni), plaseaza "iesirile" si realizeaza legaturile institutionale ale organizatiei cu mediul;

subsitemul de mentinere (maintenance subsystem), care echipeaza interiorul organizatiei cu ceea ce este necesar realizarii in cele mai bune conditii a activitatii; sunt cuprinse aici mecanismele de recrutare si intarire a resurselor umane, se socializare si motivare;

subsistemul adaptativ (adaptative subsystem), care elaboreaza masuri de corectie, de adaptare a sistemului in urma receptarii influentelor din mediul extern;

subsitemul de conducere (managerial subsystem), care cuprinde activitatile organizate in vederea adaptarii deciziilor, coordonarii si controlirii eficiente a celorlalte subsisteme ale organizatiei.

Structura organizationala influenteaza decisiv natura interactiunilor umane si modul de perceptie a organizatiei. Marimea organizatiei, numarul nivelurilor ierarhice (diferentierea pe verticala a organizatiei), numarul departamentelor, al substructurilor functionale (diferentierea pe orizontala), complexitatea activitatii (diviziunea muncii, specializarea) isi pun amprenta asupra intregii activitati organizationale, determinand continutul si semnificatia mesajelor rezultate din comportamentul organizational. Structura reprezinta elementul de identitate cu consecinte directe asupra tuturor componentelor organizationale. Ea confera distinctie si specific imaginii organizatiei.

In functie de gradul lor de structurare, se disting doua paliere ale structurii unei organizatii: planul formal si planul informal. Planul formal al organizatiei vizeaza structura oficiala a acesteia, definita clar prin descrierea normelor de construire si de comportament, a rolurilor si relatiilor dintre membrii organizatiei (de putere, autoritate si responsabilitate), prin indicarea liderilor, a ierarhiei, prin precizarea conditiilor de acces, de evolutie si de iesire din organizatie. Dincolo de planul formal, existent in orice organizatie, organizatiile care se apropie cel mai mult de tipul formal sunt cele birocratice.

Planul informal al unei organizatii este alcatuit din relatiile spontane, nedefinite sau slab definite dintre membrii acesteia. Normele, regulile organizatiei sunt acceptate spontan si tocmai prin aceasta, nefiind impuse, acceptarea este intensa, gradul de adeziune fiind ridicat. El este subsumat si poate fi utilizat pentru consolidarea si evolutia pozitiva a planului formal, deoarece:

faciliteaza realizarea scopului organizational prin adeziunea sporita a membrilor organizatiei;

determina un climat organizational sanatos, cooperant;

ofera liderilor organizatiei elemente de control, de feed-back asupra starii reale a organizatiei.

Personalul organizatiei si comportamentul organizational sunt definitorii pentru identitatea si imaginea acesteia. Esentiale pentru organizatie sunt, simultan, relatiile oamenilor (interactiunea umana) si relatiile fiecarui om cu structura de ansamblu a organizatiei. Calitatea oamenilor determina calitatea organizatiei si, de aceea, se impune o preocupare majora pentru realizarea socializarii si profesionalizarii fiecarui om in parte.

In esenta, comportamentul organizational eficace este definit drept comportamentul ce conduce la nivelurile inalte de atingere a scopurilor si de utilizare a resurselor prin capacitatea ridicata de adaptare a organizatiei. Gradul de consistenta al corespondentelor este observabil prin analiza iesirilor, si este vizibil in urmatoarele directii:

a)  Comportament individual:

performanta;

satisfactie;

intarzieri;

fluctuatie.

b) Comportament de grup si intergrup:

coeziune si satisfactie;

performanta unor grupuri sau departamente;

colaborare sau conflict intergrupal;

comunicare intre grupuri.

c)  Functionarea sistemului (functionarea organizatiei ca intreg, comportamentul organizational) :

cat de bine se realizeaza obiectivele specifice organizatiei (beneficii, amortizarea investitiilor etc.)

cat de bine utilizeaza organizatia resursele disponibile;

cat de bine este adaptata organizatia mediului (mentinerea schimburilor favorabile cu mediul pe o anumita perioada de timp).

Cultura organizationala. Ca sistem autoreglabil, organizatia actioneaza in concordanta cu un ansamblu de norme si valori si se autoregleaza in functie de mai multe elemente care se constiuie sub forma culturii organizationale, care cuprinde: miturile si credintele; simbolurile, ceremonialurile si ritualurile; limbajul specific; sistemul de valori si norme care orienteaza comportamentul.

Miturile si credintele cuprind istoricul faptelor care au determinat un comportament sau altul, succesele din trecut, oamenii de baza ai organizatiei, acei vizionari care au transformat organizatia, imprimandu-i o alta directie.

Simbolurile, ceremonialurile si ritualurile scot in evidenta ce este important sa fie respectat in organizatie. Steagurile, sigla si firma companiei releva importanta si locul pe care il ocupa anumite idei (idei-forta), evenimente si simboluri in viata si activitatea acesteia. Ceremonialurile si simbolurile confera valente simbolice si emotionale unor actiuni cu semnificatie in relatiile organizatiei cu mediul social in care functioneaza si cu proprii membrii: ceremonialuri de investire in functii, ceremonialuri de primire a oaspetilor importanti, ceremonialuri de initiere, ceremonialuri de iesire din activitate a oamenilor etc.

Limbajul specific organizatiei cuprinde limbajul specializat si codurile de limbaj. Insusirea limbajului specific se realizeaza prin socializarea organizationala si este esentiala pentru integrarea individului si pentru posibilitatea lui de a comunica eficient in interiorul si exteriorul structurilor functionale si ierarhice.

Valorile si normele sunt reflectate in structura, in reguli si proceduri care stabilesc ce este si ce nu este permis membrilor organizatiei. Ele sunt cuprinse in comunicarea organizationala, definesc statusurile si rolurile atribuite si asumate, comportamentul organizational dezirabil si limitele competentelor si atributiilor membrilor cuprinsi in structuri si ierarhii (apud I.Chiciudean, 2002 :7-8).