SCOP

Prezenta procedura stabileste modul in care SC MAXIDESIGN SRL Bucuresti, inainte de a prezenta o oferta (pentru o licitatie) sau de a accepta o comanda (in care sunt formulate cerinte referitoare la lucrarile din domeniul sau de activitate), analizeaza aceste documente pentru a se asigura ca sunt definite si documentate in mod corespunzator, fara ambiguitati, toate aceste cerinte si ca acestea pot fi indeplinite.

DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplica tuturor ofertelor (pentru licitatie), comenzilor si contractelor la care SC MAXIDESIGN SRL este furnizor/contractant, prevederile acesteia fiind executate intocmai de toate serviciile societatii implicate in activitati de ofertare/contractare

DEFINITII SI PRESCURTARI

Definitii

Terminologia utilizata in prezentul document este in conformitate cu definitiile din documentele de referinta.

Definitii specifice procedurii:

o       Analiza contractului/comenzii - activitate sistematica efectuata de furnizor inainte de semnarea contractului pentru a se asigura ca sunt definite in mod corespunzator, fara ambiguitati conditiile referitoare la calitate si ca acestea sunt documentate si pot fi indeplinite de furnizor,

o       Contract economic - act juridic, comutativ, constitutiv de drepturi si obligatii reciproce pentru persoanele juridice sau fizice participante la formarea lui si care le mijloceste, cu titlu oneros, schimbul de activitati privind livrarea de produse, executarea de lucrari sau prestarea de servicii,

o       Comanda - declaratia de vointa exteriorizata, din care rezulta vointa neindoielnica a celui care o face de a solicita cu titlu oneros, acelui agent economic livrarea de produse, executarea de lucrari sau prestarea de servicii. Comanda trebuie sa cuprinda toate elementele esentiale ale unui contract, astfel incat, prin acceptarea pura si simpla din partea destinatarului sa se perfecteze acordul de vointa.

Prescurtari

o       RM - Reprezentantul Managementului,

o       RQ - Responsabil Calitate,

o       SMC - Sistem de Management al Calitatii.

DOCUMENTE DE REFERINTA SI CONEXE

Documente de referinta

o       SR EN ISO 9001:2001,

o       SR EN ISO 9000:2001,

o       MAQ - 01,

o       Reglementari legale in vigoare.

Documente conexe

o       Controlul documentelor, cod: PAQ-01,

o       Controlul inregistrarilor, cod: PAQ-02.

DESCRIERE PROCES SI RESPONSABILITATI

Activitatile desfasurate de SC MAXIDESIGN S.R.L. Bucuresti in scopul acoperirii cerintelor prezentei proceduri sunt

o       Identificarea si analiza cerintelor specificate de client in comanda/ cerere de oferta , inclusiv cele referitoare la activitatile de livrare si post-livrare (garantie) in scopul lamuririi tuturor aspectelor neclare,

o       Identificarea disponibilitatii firmei de a putea onora cerintele specificate in comanda/ cerere de oferta, 

o       Emitere si semnare contract/oferta de participare la licitatii,

o       Identificarea si analizarea cerintelor suplimentare formulate de client dupa semnarea contractului, dupa caz,

o       Emitere si semnare act aditional la contract,

o       Mentinere, inregistrare si distributie corespondenta contractual,

o       Arhivare comenzi/ oferte pentru licitatii/contracte.

Societatea primeste comenzi / cereri de oferte, pentru proiectare / studii de teren etc. , care sunt inregistrate la secretariat in Registrul de intrari-iesiri.

Comanda clientului este analizata de conducerea firmei intr-o sedinta CTE largita, atat din punct de vedere al posibilitatilor de executie cat si din punct de vedere al claritatii cerintelor. Daca sunt cerinte care nu sunt clar definite se solicita clientului date suplimentare. Toate aspectele discutate sunt consemnate intr-un Proces Verbal CTE-Q, cod:PTh-05.02-F-01. Daca in urma analizei se constata ca nu se poate onora comanda se anunta clientul prin fax sau scrisoare.

Dupa clarificarea tuturor aspectelor , se elaboreaza si avizeaza, dupa caz, formele de contractare necesare incheierii contractului

Contractul , cod: PTh-03-F-01, semnat de toti factorii responsabili, este inregistrat in Registrul de Evidenta a Contractelor , cod:PTh-03-F-02 si transmis clientului spre semnare. Daca clientul nu este de acord cu conditiile specificate se negociaza cu acesta sau se semneaza cu biectiuni. Codificarea contractelor se realizeaza conform schemei: xxxx.yy.zzz, in care:

o       xxxx reprezinta anul,

o       yy repezinta tipul lucrarii din Registrul de Evidenta al Proiectelor,

o       zzz reprezinta nr. Contractului in ordinea semnarii

Eventualele modificari ale cerintelor initiale survenite dupa incheierea contractului, fac obiectul unor acte aditionale la contract, care vor fi semnate de aceleasi functii ca si contractele initiale si aduse la cunostinta tuturor factorilor implicati in derularea lucrarii.

Arhivarea documentelor referitoare la contracte ( comenzi, contracte, acte aditionale ale acestora, oferte pentru participare la licitatii, Procesele Verbale ale sedintelor CTE-Q de analiza a comenzilor, corespondenta cu clientul, etc.) se realizeaza de catre Directorul General. si compartimentele implicate in realizarea lucrarilor in dosare/client (lucrare).

Ofertele intocmite in vederea participarii la licitatii conform cerintelor din pachetele de informatii ale fiecarui program national , sunt analizate in CTE-Q si de conducerea societatii pentru a vedea ca sunt complete si corespund cerintelor impuse.

Dupa analiza si aprobare ofertele sunt transmise Autoritatilor Contractante. Dupa evaluare si incadrare in baremul stabilit ofertele acceptate sunt negociate ca valoare si devin contracte finantate de la buget.

Contractele, formele de predare intermediare , anuale, pe parcurs si finale sunt pastrate de Directorul de Proiect/Contract in dosare/lucrare

Schema logica a procesului referitor la relatia cu clientul este prezentata in Anexa 1

Monitorizarea procesului

Obiectivul procesului il reprezinta analiza cerintelor si incheierea de contracte avantajoase pentru societate intr+un timp cat mai scurt.

Indicatorii de proces sunt:

o   numar contracte incheiate/numar de comenzi,

o   timp mediu de intocmire a contractului.

Monitorizarea procesului se realizeaza cu ocazia auditurilor interne planificate sau neplanificate, cu care ocazie se urmareste modul in care sunt atinse obiectivele propuse, prin realizarea indicatorilor, precum si inregistrarile aferente.

Responsabilitati

Directorul General (DG):

o      Analizeaza si repartizeaza comenzile pe compartimente, departamente,

o      Aproba contractele si actele aditionale ale acestora,

o      Intocmeste contractele si eventualele acte aditionale,

o      Avizeaza contractele inainte de prezentarea lor spre aprobarea DG-ului, verificand corectitudinea si eficienta contractului,

o      Arhiveaza contractele si actele aditionale ale acestora.

Director Economic:

o      Analizeaza contractele din punct de vedere economic si al posibilitatilor de realizare in cadrul societatii si stabileste completitudinea cerintelor exprimate de client,

o      Analizeaza si avizeaza contractele inainte de prezentarea lor spre aprobarea DG-ului.

Seful Compartimentului Juridic:

o      Analizeaza si avizeaza contractele din punct de vedere juridic, dupa ce au fost intocmite de Directorul Economic,

o      Participa la negocierea sau concilierea unor eventuale diferende aparute in relatiile cu clientul.

Responsabil Calitate:

o      Verifica prin audituri interne respectarea prezentei proceduri si modul de realizare al obiectivelor procesului.

INREGISTRARI

Toate documentele referitoare la comenzi/contracte/oferte sunt inregistrari ale calitatii si vor fi tratate in conformitate cu cerintele proceduri PAQ-02, Controlul inregistrarilor

Inregistrarile privind analiza comenzilor/contractelor/ ofertelor sunt pastrate in conditii de siguranta si sunt accesibile analizarii de catre cei interesati

ANEXE

Anexa 1 Schema Flux a procesului referitor la analiza contractului

Contract de proiectare

Registru de evidenta contracte

SCHEMA LOGICA A PROCESULUI REFERITOR LA ANALIZA CONTRACTULUI

CONTRACT DE PROIECTARE

Nr. _______ din ______________

CAP.I.  PARTILE CONTRACTANTE

Art. 1 ________________cu sediul in ________, ________nr. _______, cod postal _______, cod fiscal _________, tel. _________, fax. . _________ avand cont de virament nr. _________ deschis la _________, reprezentata prin _________si _________, in calitate de BENEFICIAR, pe de o parte

si

S.C. MAXIDESIGN S.R.L., inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/ 10850/ 2000, cu sediul in Bucuresti, Str. Maica Domnului nr. 12, bl. T53, sc. A, et. 5, ap. 17, sector 2, cod fiscal RO13556912, avand cont de virament nr. RO42RNCB0078007085140001 si deschis la BCR ag. Stefan cel Mare, reprezentata prin Director General ing. Radu Barbier, si Director Economic ec. Ioana Chirvasuta, in calitate de "PROIECTANT GENERAL " pe de alta parte,

s-a incheiat prezentul CONTRACT DE PROIECTARE.

CAP.II.  OBIECTUL CONTRACTULUI

Art. 2 Obiectul prezentului contract il constituie elaborarea si predarea de catre PROIECTANTUL GENERAL a documentatiiilor pentru obiectivul:

cu respectarea reglementarilor legale in vigoare.

Art. 3 Documentatiile de proiectare pentru obiectivul mentionat mai sus vor cuprinde faza de proiectare -_______.

Art. 4 Continutul cadru obligatoriu pentru faza _______ va fi cel precizat de "Normele Metodologice", aprobate cu Ord. nr. 1013/2001 al M.F. si M.L.P.T.L.

Art. 5 Lucrarile conexe sau colaterale ale obiectivului de investitii si care nu intra in obiectivul activitatii de proiectare a PROIECTANTULUI GENERAL se vor face prin grija acestuia prin contracte de subproiectare cu proiectanti de specialitate, acceptate de Beneficiar.

CAP.III.  ADMINISTRAREA CONTRACTULUI

Art. 6 Pentru administrarea contractului, fiecare parte va numi un oficial sau o persoana fizica individuala pentru a fi reprezentata.

Art. 7 La cererea beneficiarului, proiectantul general va numi o persoana fizica individuala care va face legatura cu reprezentantul _______

Art. 8 Orice actiune ceruta sau permisa si orice document cerut sau permis sa fie executat sub acest contract, poate fi efectuat:

in numele _______ de catre : _______in numele proiectantului general de catre: _______

CAP.IV.  CONDITII DE EXECUTIE SI PREDARE A DOCUMENTATIEI

Art. 9 PROIECTANTUL GENERAL va elabora documentatiile cu respectarea normelor si normativelor in vigoare privind calitatea, conditiile tehnice, consumul de materiale si celelalte asemenea, specificandu-le acolo unde este cazul si raspunde de calitatea documentatiilor elaborate.

Art. 10 Documentatia se va elabora in tinuta grafica corespunzatoare cu utilizarea de materiale de calitate, in 4 (patru) exemplare.

Art. 11 PROIECTANTUL GENERAL va preda BENEFICIARULUI la termenul stabilit, la sediul acestuia, documentatia faza _______pe baza de proces verbal de predare - primire.

CAP. V. VALOAREA CONTRACTULUI

Art. 12 Valoarea totala a contractului este de _______lei din care T.V.A. _______ lei si valoare proiectare _______lei.

Art. 13 Valoarea prezentului contract va putea fi modificata cu acordul ambelor parti in urmatoarele cazuri:

a) indexari si/sau compensari privind tarifarea proiectarii prin documente legale publicate oficial, care apar dupa data incheierii prezentului contract.

b) modificari ale obiectului contractului intervenite la cererea BENEFICIARULUI .

Reglementarea se va face prin acte aditionale.

Art. 14 Partile sunt de acord ca, incepand cu data semnarii prezentului contract, valorile pentru serviciile de proiectare pentru faza _______ sa se indexeze dupa cum urmeaza:

Valoarea specificata in fiecare factura pe baza CONTRACTULUI va fi modificata dupa urmatoarea formula de indexare:

V_F = V₁ x (I₁ x I₂ x I_3. x I_C)

in formula sunt utilizate urmatoarele notatii:

V_F = valoarea facturata la un moment dat;

V₁ = valoarea initial contractata;

I₁, I₂, I₃, I_C = indicii lunari de indexare a valorii pentru total servicii, publicati in Buletinul Statistic de Preturi editat de Comisia Nationala de Statistica.

Art. 15 BENEFICIARUL va acorda PROIECTANTULUI GENERAL un avans de 30% din valoarea totala a lucrarii.

CAP. VI. TERMENE SI PENALIZARI

Art. 16 Termenul de predare al documentatiilor sus mentionate este de 30 de zile lucratoare de la data acordarii avansului.

Art. 17 Termenul de predare poate fi modificat numai cu acordul expres al partilor contractante. Nerespectarea termenului de predare atrage dupa sine plata unor penalizari

de catre proiectant, in procent de 0,15 % pe zi lucratoare din valoarea contractului, fara a depasi insa 25% din valoarea acestuia.

Art. 18 Intarzierea platilor de catre _______, catre proiectantul general, cu mai mult de 10 zile lucratoare de la data primirii facturilor, atrage dupa sine plata unor penalizari de 0,15 % pe zi lucratoare din valoarea facturii respective, fara a depasi insa 25% din valoarea acesteia.

CAP. VII. CONDITII DE PLATA - GARANTII

Art. 19 _______ va asigura fondurile necesare decontarii lucrarii de proiectare, la termenul specificat la art.16.

Art. 20 Proiectantul general, va prezenta la predarea documentatiilor de proiectare urmatoarele documente:

a. factura fiscala cu specificarea numarului contractului de proiectare, faza de proiectare la care se refera prezentul contract si suma aferenta fazei de proiectare;

b. documentatia de proiectare aferenta prezentului contract;

c. procesul verbal de predare - primire a documentatiei de proiectare respective.

Art. 21 Partile cad de acord ca receptia documentatiei de proiectare sa se faca la sediul _______, pe baza procesului verbal de predare - primire.

_______ va face observatiile in scris, vis-a-vis de documentatiile de proiectare receptionate, in termen de 5 (cinci) zile lucratoare de la primirea acestora.

Art. 22 Proiectantul general, fata de documentatia predata, se obliga sa rezolve eventualele observatii ale _______, in termen de 10 (zece) zile lucratoare de la comunicarea lor in scris.

CAP. VIII. CONDITII DE RECEPTIE

Art. 23 Receptia documentatiei se face la sediul BENEFICIARULUI pe baza de proces verbal, cu mentiunea respectarii legislatiei in vigoare privind obligatiile proiectantului in proiectarea constructiilor (Legea Nr. 10/1995).

Art. 24 PROIECTANTUL GENERAL se obliga sa remedieze pe raspunderea sa eventualele deficiente de proiectare constatate pe parcursul executiei lucrarii. Acestea se vor preda BENEFICIARULUI pe baza de proces verbal de predare - primire in termen de 10 zile lucratoarede la data constatarii deficientei.

CAP. IX. RASPUNDEREA CONTRACTUALA

Art. 25 Partile contractuale se angajeaza sa execute obligatiile ce le revin din prezentul contract si raspund pentru buna indeplinire.

Art. 26 In cazul in care prin executarea necorespunzatoare sau neexecutarea vreunei obligatii de catre una dintre parti se cauzeaza vreun prejudiciu celeilalte parti, partea in culpa datoreaza despagubiri pentru prejudiciul cauzat.

Art. 27 In cazul in care executia contractului se suspenda sau inceteaza la cererea uneia dintre parti, partea care solicita aceasta suporta toate consecintele suspendarii sau incetarii contractului. In acest sens, partile sunt obligate sa analizeze consecintele si sumele datorate in termen de cel mult 10 (zece) zile lucratoare de la data cererii prevazute mai sus.

CAP. X. FORTA MAJORA

Forta majora, in conditiile acceptate de semnatarii prezentului contract, poate fi definita ca fiind: incendii, inundatii, cutremure, alte calamitati, razboi, etc.

Art. 28 Partile nu raspund in cazul in care neexecutarea sau executarea necorespunzatoare a unei obligatii contractuale se datoreaza fortei majore.

Art. 29 Partea a carei obligatie contractuala este afectata de forta majora va notifica aparitia acesteia, celeilalte parti in termen de 10 (zece) zile lucratoare, prezentand si actele doveditoare privind cazul de forta majora, eliberate sau certificate de autoritatile competente.

Art. 30 Termenul de executie a obligatiilor contractuale afectate de forta majora se prelungesc cu durata fortei majore.

Art. 31 In cazul in care forta majora dureaza mai mult de 60 (saizeci ) zile lucratoare partile vor decide de comun acord asupra soartei contractului, iar in cazul in care nu se ajunge la un acord fiecare parte va notifica incetarea contractului.

CAP. XI. CLAUZE DIVERSE

Art. 32 Litigiile dintre parti cu privire la acest contract se vor rezolva pe cale amiabila.

In situatia in care partile nu ajung la o intelegere, fiecare parte se va putea adresa instantei de judecata competenta.

Art. 33 Orice modificare de tema solicitata de beneficiar pe parcursul proiectarii, dupa incheierea contractului, atrage dupa sine necesitatea stabilirii cu acordul partilor a noilor termene si recalcularii tarifarii lucrarilor.

Art. 34 Proiectul este proprietatea beneficiarului si poate fi folosit numai o data la realizarea obiectului sau obiectivului la care se refera contractul.

Art. 35 Se interzice comercializarea proiectului de catre ambele parti catre terti, SC. MAXIDESIGN SRL pastrandu-si dreptul de autor.

Art. 36 Refolosirea proiectului de catre terti, fara acordul prealabil al partilor si fara plata cuvenita acestuia este intezisa.

Art. 37 Prezentul contract se completeaza cu prevederile Codului Civil si a Codului Comercial Roman.

Acest contract a fost intocmit in 4 (patru) exemplare, cate doua exemplare pentru fiecare parte.

BENEFICIAR,  PROIECTANT GENERAL,

SC MAXIDESIGN SRL Bucuresti

DIRECTOR GENERAL, DIRECTOR GENERAL,

DIRECTOR ECONOMIC, DIRECTOR ECONOMIC,

Ec.  Ec.

CONSILIER JURIDIC OFICIU JURIDIC,

Consilier juridic

REGISTRU EVIDENTA CONTRACTE