PROIECTAREA SI Implementarea studiuluI logistic  in  firma

Modalitatile de abordare a problematicii logistice necesita folosirea unor tehnici si mijloace variate, iar elaborarea unui proiect logistic - care sa vizeze intreaga firma - mobilizeaza personal numeros pentru o perioada de cateva luni si reclama interventia logisticienilor din cadrul cabinetului de consultanta logistica, care vor actiona si dupa aplicarea proiectului logistic in practica.

Realizarea oricarei schimbari logistice de anvergura in firma necesita o multitudine de activitati care pot fi grupate in: activitati ce vizeaza imbunatatirea respectarii termenelor contractuale pentru perioada imediat urmatoare; activitati ce au drept scop introducerea unui progres logistic de amploare; activitati ce au ca rezultat intocmirea si aplicarea unor proiecte logistice de firma.

Masuri pentru realizarea unei rentabilitati imediate

Precizarea sarcinilor logistice, analiza lor in cadrul procesului unde acestea sunt integrate si initierea unei actiuni de imbunatatire imediata a rezultatelor scontate, constituie primul pas in schimburile logistice ce vor avea loc in firma. Astfel de schimbari este recomandabil sa se realizeze unitar intr-o prima etapa cu scopul de a castiga experienta si de a creste importanta actiunii de transformare logistica a firmei. Domeniul operational ce se preteaza cel mai bine actiunilor logistice constituie obiectul logisticii operationale, deoarece solicita mijloace si resurse mai putin numeroase si conduce la rezultate imediate. Astfel, cu o investitie limitata de resurse umane, apar numeroase imbu­natatiri ale activitatii firmei urmare a aplicarii proiectului logistic. Asemenea actiuni au la baza trei principii si anume: considerarea globalizarii operatiilor ca tehnica de lucru, adica precizarea rolului primordialitatii proceselor in raport cu operatiile lor componente; intensificarea preocuparilor de coordonare a informatiei cu operatiile tehnologice; sincronizarea obiectivelor individuale imediate cu finalitatea proiectului logistic (fig. 22).

Fig. 22 Sincronizarea obiectivelor individuale cu finalitate logistica.

Este vorba despre:

a) primordialitatea procesului fata de operatiile componente, adica studierea oricarei operatii trebuie sa aiba in vedere amplasarea acesteia - in primul rand - in cadrul procesului din care ea face parte si deci in interiorul fluxului caruia ii apartine. Aceasta deoarece fluxurile evidentiaza caracterul de interdependenta intre operatii, iar orice optimizare a operatiilor in afara fluxului din care ele fac parte este doar o optimizare partiala. Pentru realizarea unei schimbari logistice eficiente se recomanda folosirea unor chestionare, a caror completare va oferi raspunsuri la urmatoarele intrebari: Asigurati totdeauna coerenta operationalului cu strategicul? Cunoasteti reprezentarea fluxurilor in detaliu? Ati repozitionat functiunile? Ati efectuat standardizarile necesare in amonte si in aval? Sunteti destul de prudenti in conceperea sistemului informational al firmei? Ati comunicat datele de care dispuneti pentru intocmirea proiectului logistic?

Raspunsurile la un astfel de chestionar permit atat analiza separata a fiecarei operatii, cat si analiza modului de a fi al acestora in cadrul fluxului pe care ele il formeaza. De aceea, pentru a se asigura finalitatea ameliorarii unei operatii - prin proiectul logistic - este esential a se cunoaste modul de integrare a operatiei cu procesul din care aceasta face parte. In caz contrar, atunci cand se foloseste numai procesul, exista riscul de a nu se ajunge la imbunatatirea operatiei asa cum s-a dorit prin proiectul logistic;

b) coordonarea informatiei cu operatia tehnologica, deoarece una din cauzele majore ale aparitiei disfunctionalitatilor primare - care vor fi ameliorate si chiar inlaturate prin proiectul logistic - o constituie neconcordata intre informatie si operatia tehnologica, adica nepunerea de acord a informatiei cu operatia tehnologica la care aceasta se refera

Sunt dese situatiile in care una o devanseaza pe cealalta, de exemplu, o factura ce soseste inaintea unei livrari, un material dat in fabricatie inainte ca ordinul de fabricatie sa fi fost emis, includerea unui stoc intr-un fisier informatic, fapt ce face ca produsul sa devina disponibil pentru pregatirea comenzii in timp ce el se afla inca in faza de receptie pentru a fi introdus in stoc etc. Iata deci, numai cateva neconcordante intre informatie si operatia la care se refera.

Factorii care actioneaza asupra fluxului logistic sunt multipli, iar activitatile din aval sunt tributare coerentei stabilite intre informatia de care se dispune la un moment dat si realizarea efectiva oferita de flux. De aceea, procedurile logistice ce descriu atat natura operatiilor fizice de realizat, cat si prelucrarea informatiei trebuie redactate si aplicate pentru a elimina intr-un timp scurt astfel de neconcordante;

c) sincronizarea obiectivelor individuale cu finalitati logistice, pentru ca obiectivele care au caracter individual, din firma, nu sunt totdeauna adaptate specificului activitatii logistice. Ele ignora adesea impactul pe care il au asupra interesului clientului sau al firmei. Este cazul agentilor comerciali, care inregistreaza comenzi cu anumite angajamente de timp fara nici o verificare a starii reale a stocurilor si a frecventei livrarilor solicitate de beneficiar.

Un alt neajuns apare atunci cand are loc schimbarea compozitiei unei comenzi intregi formata din produse standardizate, fapt ce ridica probleme deosebite serviciului de programare a productiei.

Solutionarea unor astfel de disfunctionalitati presupune stabilirea de obiective reale, dar si sporirea capacitatii de comunicare intre compartimentele apartinand diferitelor functiuni ale firmei. Acestea sunt intreprinse de cabinetele logistice de consultanta prin activitatea consilierilor logistici, care este intotdeauna bine directionata si ajunge in final la obtinerea unor economii substantiale intr-o perioada relativ scurta. Astfel de economii odata obtinute pot reprezenta o sursa de investitii pentru actiunile din perioada urmatoare.

Logistica - modalitate de introducere a progresului in firma

Dupa exploatarea principalelor surse de ameliorare pe termen scurt, se justifica trecerea la un tip de probleme mai complexe prin: studierea posibilitatilor de reducere a numarului de activitati logistice; stabilirea necesitatilor de a simplifica si imbunatati modalitatile de lucru; nevoia de restructurare a situatiei existente pentru introducerea unor utilaje potential mai performante; stabilirea oportunitatii unei schimbari de tehnologie in domeniile principale de activitate.

Analiza aprofundata a unui sistem logistic necesita reprezentarea sa structurata, fapt ce permite anticiparea reactiei sistemului logistic la modificarile ce ii vor fi aduse.

Orice reprezentare structurata presupune parcurgerea a trei etape si anume:

a) alegerea variabilelor logistice ale sistemului presupune cunoasterea elementelor sistemului logistic. Sa consideram exemplul unui antrepozit central de produse finite care va aproviziona antrepozitele regionale. Se urmareste schimbarea configuratiei sale. Obiectivul vizat este deci diminuarea costului de exploatare a antrepozitului central. Pentru realizarea acestui obiectiv se vor studia doua elemente - care devin variabile logistice - si anume: fluxurile, care vor determina atat la intrare, cat si la iesire mijloace umane si materiale de manutentiune necesare; marimea stocurilor, care determina volumele si suprafetele de depozitare necesare.

Fiecare dintre aceste doua elemente trebuie cuantificat in unitati reprezentative ale activitatii reale. Astfel, modalitatea de transport consta in precizarea naturii mijlocului de transport, iar volumul activitatii antrepozitului se concretizeaza in volumul depozitului si marimea livrarilor medii si maxime zilnice. Prin simpla prezentare separata a acestor elemente nu se poate stabili marimea efortului logistic. Este nevoie, deci, de aportul oferit de elaborarea modelelor de cost;

b) crearea modelelor de costuri, aferente fiecarei variabile logistice, care constau in reprezentarea variabilelor de cost ale operatiunilor logistice, pornind de la elementele logistice retinute ca variabile logistice.

Sa consideram urmatoarele costuri:

- costurile de transport ocazionate de aprovizionare, exprimate in lei/t, pot fi reprezentate teoretic prin ecuatia unei drepte:

In realitate insa costul de transport este reprezentat printr-o familie de ecuatii, fiecare ecuatie referindu-se la o anumita cantitate transportata.

- costurile totale de distributie reprezinta costul total al antrepozitelor in cadrul unui sistem de distributie si se stabileste potrivit formulei:

C_anual = a + bQ

unde Q reprezinta tonajul anual distribuit pe antrepozit.

Acelasi rezultat se obtine folosind o regresie liniara efectuata asupra ansamblului antrepozitelor considerand doua coordonate si anume: cantitatea vanduta anual pe antrepozit; costul de functionare (fig. 23).

Fig. 23 Coordonatele costurilor totale de distributie.

Reprezentarea din fig. 23 releva o clasa de antrepozite omogene ale caror costuri globale sunt aproximate printr-o dreapta si doua antrepozite anormale. In plus, se poate constata ca simplul studiu al costului pe tona este insuficient pentru sesizarea particularitatilor acestor antrepozite. Deci, realizarea unor asemenea modele de costuri devine un mijloc suplimentar de studiu si de analiza prin evidentierea clasei de depozite omogene si prin descoperirea punctelor anormale pentru care trebuie gasita o explicatie veridica;

- costul lunar ocazionat de functionarea unui antrepozit se poate calcula conform formulei:

unde: Q reprezinta tonajul ce tranziteaza lunar antrepozitul.

Stabilirea acestui model liniar presupune evaluarea a doua parti: o parte fixa (pentru un nivel de activitate dat) si o parte variabila (determinata de sarcini de manutentiune, sarcini de gestiune administrativa, suprafete, cheltuieli ocazionate de structura si sistemul de informatii);

c) predeterminarea influentei parametrilor reprezentativi;

Studiul logistic este influentat de parametrii reprezentativi: frecventa livrarilor si pretul produselor. Cei doi parametri se reprezinta prin Histogramele de comenzi, realizate dupa volume sau greutate. Acestea influenteaza decizia de livrare direct din uzina sau prin antrepozite. Comenzile de livrat direct (au tonaje sau volume suficiente) reprezinta o parte importanta din tonajele sau volumele totale, dar ocupa o pondere relativ mica in comanda totala. Sunt necesare, deci, depozite al caror numar trebuie stabilit si a caror pozitie trebuie precizata.

Elaborarea proiectelor logistice

Daca actiunile cu rentabilitate imediata sunt eficiente in situatia concreta in care sunt aplicate, atunci cand schimbarea trebuie sa rezulte din efortul conjugat al mai multor parghii ele sunt ineficiente.

Studiile excesiv tehnice, unde primeaza modelele si optimizarea informatica, se lovesc la aplicarea in practica de situatia concreta de pe teren. De aceea este necesara interventia logisticii, care influenteaza chiar substanta raporturilor intre partile participante la flux. Ea propune aplicarea unui nou tip de relatie, atat intre firma si operatorii exteriori, cat si intre partile componente ale firmei insasi. Un operator al procesului logistic trebuie, deci, sa raspunda unei cereri din partea unui solicitant care-si precizeaza dorintele in termeni de cantitate si de nivel de servici.

Astfel, orice operator logistic trebuie sa raspunda la doi interlocutori: unui client din lantul logistic, caruia nu poate sa-i raspunda decat daca are un anumit grad de autonomie si numai in cadrul regulilor si procedurilor logistice stabilite si a capacitatilor de care el dispune; unei anume pozitii ierarhice, ce trebuie sa-si regandeasca rolul pentru a pastra autonomiile, si pentru a-si concentra actiunile asupra determinarii capacitatilor, formarii, controlului, gestiunii prin exceptii si reveniri periodice a optiunilor strategice, majore. O astfel de evolutie este realizata numai de demersul logistic, care modifica fundamental legaturile intre diferiti agenti, raporturile cu esaloanele ierarhice si modalitatile de schimb de informatii.

In consecinta, evolueaza nu doar definirea posturilor, ci si responsabilitatile acestora. Se fac deci demersuri ce actioneaza direct asupra gestiunii operatiunilor si care sunt purtatoare de schimbari de fond ca de exemplu: TQM ( Managementul total de calitate = Total Quality Management) care generalizeaza abordarea calitativa la toate nivelurile firmei; Juste-a-Temps (JAT) (Timpi justi) care opereaza asupra unor fenomene cinetice intre etapele de transformare a materiei; CIM (Computer Integrated Manufacturing), care utilizeaza sistemele de informatii operationale ca instrument de integrare.

Ceea ce pare sa se refere intr-o prima abordare numai la nivelul stocurilor de distributie, trebuie regandit in termenii unui lant de distributie, adica integrarea unita­tilor de productie cu cele de distributie, lucru realizabil prin elaborarea unui proiect logistic. Acesta are drept obiectiv trecerea firmei de la un anumit nivel de performanta logistica la un altul, cu pretul unei evolutii in consecinta a culturii si structurii firmei. Orice proiect logistic cuprinde patru faze si anume: o faza de evaluare a nivelului de perfor­manta vizat; o faza de evaluare a nivelului de performanta actual; o faza de defi­nire a diferitelor scenarii de evolutie; o faza de planificare in timp a scenariului ales (fig. 24).

Proiectele logistice intelese ca ansamblul demersurilor logistice au un impact atat asupra structurii, cat si asupra culturii firmei. Schimbarile structurale au condus la modificarea continutului unor posturi din firma si la aparitia de noi reguli in dialogul si schimburile cu furnizorii si prestatorii logistici. Schimbarile culturale in profunzime asupra structurilor sunt cele efectuate la timp. Ele pastreaza rolul de motor al logisticii si impiedica aparitia unor restrictii, la un moment dat, in calea aplicarii in practica a unor proiecte logistice competitive.

24 Fazele proiectului logistic.