Repartizarea atributiilor si responsabilitatilor pe posturi si functii : ORGANIGRAMA

Repartizarea atributiilor si responsabilitatilor pe posturi si functii : ORGANIGRAMA

Oricare ar fi forma sau sistemul de organizare, scopul final este functionalitatea ei in conditiile de eficienta .

Dupa alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi si functii a atributiilor si responsabilitatilor specifice dar si cu precizarea raspunderii care ii revin.

In general firmele nu isi pot permite sa aibe personal peste necesar sau salariati indisciplinati, de aceea exista organigrama.

Selectia personalului se face pe baza examenului profesional si psihologic iar periodic se fac reexaminari privind nivelul de pregatire al personalului, se fac perfectionari si in urma acestor proceduri se fac reasezari sau noi angajari.

Structura de personal include seful de compartiment care poate purta denumirea de director de aprovizionare, vicepresedinte responsabil cu aprovizionarea, sef birou, sef serviciu. Toti trebuie sa aiba experienta in activitatea de aprovizionare, capacitate organizatorica si capacitate de analiza a fenomenelor si produselor economice.

Acestia au in subordine agenti si achizitori, analisti de aprovizionare, dispeceri si experti in transporturi.

Agentul de aprovizionare este factorul aducator de profit si pentru realizarea sarcinilor de serviciu pe care le are dispunand de urmatoarele cai de realizare:

_ comandarea si aducerea materialelor in loturi economice fundamentate chiar prin calcule matematice care trebuie sa asigure nivelul optim de cheltuieli ;

_ de a face aprovizionare grupata si ridica de la furnizorii traditionali la preturi acceptabile prin livrari avantajoase si rabaturi comerciale.

Analistii elaboreaza studii de prognoza privind evolutia consumurilor, fundamentarea necesarului de materiale, elaborarea strategiei a programului de aprovizionare, dimensionarea stocurilor, a cantitatilor economice de aprovizionat, diverse situatii statistice, grupa de incadrare in consumurile specifice si in indicii de consum, stadiul rezolvarii litigiilor sociale-contractuale.

Expertii si dispecerii de transporturi elaboreaza programele de transport cu toate elementele necesare.

Sistemul de relatii pentru aprovizionarea materiala si desfacerea produselor

Pe plan intern cunostem :

Relatiile se organizeaza pe compartimentele de aprovizionare si desfacere si celelalte compartimente.

In ceea ce priveste aprovizionarea, conducerea acestui sector trebuie sa aiba legaturi permanente si active cu sectorul tehnic care emite specificatiile de materiale, cu sectorul de productie care transforma resursele materiale in produse finite sau le incorporeaza in lucrari, cu compartimentul financiar, cu compartimentul de desfacere.

Relatiile interne au loc cu compartimentele de planificare si programare operativa a productiei, compartimentul de vanzare a produselor.

Compartimentul financiar si de contabilitate cu compartimentul de transport, compartimentul tehnic, depozite de materiale, sectiile si atelierele de productie cu subunitatile auxiliare si deservire, cu compartimentul de conceptie, proiectare.

Pe plan extern se realizeaza cu urmatorii :

_ furnizorii de materiale;

_ unitatile specializate in transport;

_ unitatile specializate in importuri;

_ institutii de cercetare specializate;

_ unitati/centre de calcul;

_ unitati bancare;

_ agenti de aprovizionare;

_ bursele de marfuri;

_ unitati specializate in realizarea produselor si materialelor reutilizate.

Relatiile pe liniile de desfacere

Pe planul intern al intreprinderii se realizeaza cu :

_ compartimentele de strategii, planificare, programare;

_ compartimentul de marketing;

_ compartimentul de aprovizionare;

_ subunitatile de productie;

_ compartimentul de transport;

_ compartimentul tehnic de cercetare stiintifica si dezvoltare economica;

_ compartimentul tehnic de calitate.

Relatiile din exteriorul intreprinderii

Aceste tipuri de relatii se realizeaza cu :

_ clientii;

_ unitatile de transport;

_ centre de calcul;

_ unitatile specializate in comertul exterior;

_ unitatile bancare;

_ unitatile specializate in comertul en-gros;

_ burse de marfuri;

_ agenti de vanzare;

_ reprezentante comerciale;

_ unitati organizatoare de targuri si expozitii;

_ unitati specializate in promotii si reclame.