Organizarea contabilitatii financiare

I.1. Caracteristici

Contabilitatea financiara are ca obiect inregistrarea tuturor operatiilor si tranzactiilor care afecteaza patrimoniul agentilor economici, masurarea variatiilor la care acesta este supus, calcularea si explicarea rezultatelor financiare, intocmirea situatiei financiare de sinteza, documente care trebuie sa asigure mediului exterior imaginea fidela si retrospectiva a situatiei intreprinderii.

Reflectand relatiile de schimb ale intreprinderii cu mediul exterior, contabilitatea financiara trebuie organizata pe baza de norme unitare pentru a asigura informatiile necesare tuturor utilizatorilor cum sunt clientii, furnizorii, asociatii, bancile, statul, si sa permita comparabilitatea indicatorilor gestiunii economico-financiare intre diferite unitati.

Pentru relatia cu statul contabilitatea financiara costituie suportul pe baza caruia se evalueaza si se stabilesc obligatiile financiare si sarcinile sociale.

Contabilitatea financiara se caracterizeaza prin:

este organizata pe baza de norme unitare si obligatorii pentru toate unitatile patrimoniale avand la baza planul general de conturi

evidentiaza patrimoniul unitatilor si rezultatele financiare, urmarind in final stabilirea conturilor anuale necesare intocmirii documentelor de sinteza

prezinta patrimoniul pe structuri globale

Fiind o structura importanta a contabilitatii de ansamblu a intreprinderii, are anumite limite:

asigura compararea in timp si spatiu a rezultatului global al unei unitati fata de alta

nu permite evidentierea contributiei fiecarui sector, produs, lucrare, serviciu

Aceste limite sunt suplinite de cel de-al doilea circuit al contabilitatii: contabilitatea de gestiune.

Functiile principale:

a) de inregistrare completa a tranzactiilor intreprinderii in scopul determinarii periodice a situatiei patrimoniale si a rezultatului global

b) de comunicare externa in relatiile cu tertii, institutii publice si diversi utilizatori de informatii

c)  de instrument de gestiune

d) de informare sau de furnizare a informatiilor necesare realizarii de analize economico-financiare precum si sinteze macro-economice

I.2. Organizarea contabilitatii agentilor economici

Contabilitatea financiara se organizeaza la nivelul unitatilor patrimoniale – regii autonome, companii nationale, societati agricole, asociatii cooperative, asociatii de asigurari si reasigurari.

Contabilitatea financiara se organizeaza la sucursale si alte unitati fara persoana juridica cu sediul in strainatate dar care apartin persoanelor juridice din Romania.

Contabilitatea financiara trebuie organizata si de catre persoanele fizice care au calitatea de comerciant, presteaza activitati independente sau executa in mod obisnuit activitati economice.

Normele juridice care reglementeaza organizarea contabilitatii agentilor economici:

● legea contabilitatii 82/1991 republicata

● reglementarile de aplicare a legii contabilitatii (ordinul 306)

● ordinul 94/2001

● standardele internationale de contabilitate eliberate de Comitetul international de contabilitate

Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala.

Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta.

Pentru necesitati proprii de informare, persoanele juridice pot opta pentru intocmirea situatiei financiare pentru o moneda stabila.

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii revine administratorului sau altei persoane juridice.

La baza organizarii contabilitatii financiare a agentilor economici trebuie avute in vedere principiile:

- continuitatea activitatii – presupune ca persoana juridica isi continua in mod normal activitatea intr-un viitor previzibil, fara a intra in stare de lichidare sau reducere semnificativa a activitatii

permanenta metodelor – presupune continuitatea aplicarii acelorasi reguli si norme privind evaluarea, inregistrarea in contabilitate si prezentarea elementelor de activ si de pasiv precum si a rezultatelor, asigurand comparabilitatea in timp a informatiilor contabile

prudenta – presupune ca valoarea oricarui element va fi determinata tinandu-se cont de aspectele:

1.     se vor lua in considerare numai profiturile recunoscute pana la data incheierii rezultatului financiar;

2.     se va tine seama de toate obligatiile previzibile si pierderile potentiale care au luat nastere in cursul exercitiului financiar incheiat sau pe parcursul unui exercitiu anterior chiar daca acestea apar intre data incheierii exercitiului si cea a intocmirii bilantului

- independenta exercitiului financiar – presupune luarea in considerare a tuturor veniturilor si cheltuielilor corespunzatoare exercitiului financiar pentru care se face raportarea fara a se tine seama de data incasarii sumelor sau a efectuarii platilor

- evaluarea separata a elementelor de activ si de pasiv – presupune ca la stabilirea valorii totale corespunzatoare unei pozitii in bilant sa se determine separat valoarea aferenta fiecarui element invidual de activ sau de pasiv

- intangibilitatea – consta in faptul ca bilantul de deschidere al unui exercitiu trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere al exercitiului precedent

- necompensarea – presupune ca valoarea elementelor ce reprezinta active nu pot fi compensate cu valoarea elementelor ce reprezinta pasive, cu exceptia compensarilor intre active si pasive permise de reglementarile legale

Toate aceste conventii si principii intra in organizarea contabilitatii, impreuna cu factorii principali si specifici care influenteaza maniera de organizare a contabilitatii.

Principalii factori de care trebuie sa se tina seama la organizarea contabilitatii sunt:

forma de proprietate (privata, publica, cooperatista)

forma juridica de constituire a unitatii patrimoniale (regii autonome, societati comerciale, etc)

marimea unitatii patrimoniale care este avuta in vedere astfel incat sa simplifice procedurile si sa limiteze costul pentru realizarea contabilitatii, mai ales la intreprinderile mici; astfel intreprinderile sunt grupate in trei categorii: mari, mici si mijlocii, microintreprinderi

Indrumarea metodologica pentru organizarea contabilitatii agentilor economici revine Ministerului Finantelor Publice, Colegiului consultativ al contabilitatii de pe langa minister, precum si altor organisme profesionale (Corpul expertilor contabili si contabililor autorizati din Romania).

I.3. Organizarea si conducerea contabilitatii unitatilor patrimoniale

Persoanele juridice organizeaza si conduc contabilitatea de regula in compartimente distincte conduse de directorul economic, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare si raspund, impreuna cu personalul din subordine de organizarea si conducerea contabilitatii conform normelor legale. Totodata contabilitatea poate fi organizata si condusa, pe baza de contracte de prestari de servicii, si de persoane juridice autorizate sau de persoane fizice care au calitatea de expert contabil sau contabil autorizat.

Pentru persoanele juridice la care contabilitatea nu este organizata in compartimente distincte si care nu au personal calificat incadrat sau contracte de prestari servicii incheiate cu persoane fizice sau juridice autorizate, Ministerul Finantelor Publice stabileste, in functie de evolutia inflatiei si de dezvoltarea profesiei, limite valorice privind nivelul cifrei de afaceri de la care exista obligatia de a incheia contracte pentru intocmirea situatiei financiare anuale numai de catre persoane fizice sau juridice calificate autorizate.

Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa asigure conditii necesare pentru:

- intocmirea documentelor justificative privind operatiunile economice;

- organizarea si conducerea corecta si la zi a contabilitatii;

- organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv;

- respectarea regulilor de intocmire a situatiei financiare anuale si depunerea la termen a acestora la organele in drept;

- pastrarea documentelor justificative, a registrelor si situatiei financiare anuale;

- organizarea contabilitatii de gestiune adaptate la specificul activitatii persoanelor juridice.

I.4. Mijloace de organizare a contabilitatii financiare

Modul de organizare a contabilitatii presupune stabilirea si utilizarea anumitor mijloace ca: documentele justificative, planul de conturi, registrele contabile, forma de contabilitate.

a) Documentele justificative

Potrivit prevederilor legale privind intocmirea si utilizarea formularelor comune sau cu regim special utilizate in activitatea financiar-contabila, orice actiune economica efectuata se consemneaza intr-un document care sta la baza inregistrarii in contabilitate, dobandind calitatea de document justificativ.

Documentele justificative se pastreaza timp de 10 ani in arhiva, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza 50 de ani. Registrele de contabilitate si documentele justificative se pastreaza in arhiva in forma lor originala, grupate in functie de natura operatiunilor si in ordine cronologica in cadrul exercitiului financiar la care acestea se refera. Arhivarea documentelor contabile trebuie sa asigure pastrarea si consultarea documentelor in termenele prevazute de lege. In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua masuri de reconstituire a lor in termen de maxim 30 de zile de le constatare, ele purtand mentiunea „Reconstituit”.

b) Planul de conturi general este conceput pe sistemul zecimal si pentru organizarea contabilitatii in dublu circuit astfel:

- pentru circuitul contabilitatii financiare se utilizeaza clasele de conturi de la 1 la 7 numite „Conturi de bilant”, prin care se inregistreaza existenta si miscarea elementelor patrimoniale si se realizeaza intocmirea situatiei financiare de sinteza; si clasa 8 – „Conturi specifice”, prin care se inregistreaza operatiuni extrapatrimoniale;

- pentru circuitul contabilitatii de gestiune se utilizeaza conturile din clasa 9 – „Conturi interne de gestiune”, cu ajutorul carora se inregistreaza decontarile interne privind cheltuielile, productia, etc

c) Registrele contabile obligatorii sunt:

registrul jurnal

registrul inventar

Cartea mare

Registrul jurnal reprezinta documentul obligatoriu de inregistrare cronologica a documentelor justificative servind ca proba in litigii si organelor fiscale. Este supus snuruirii, parafarii si inregistrarii la organele fiscale teritoriale. Persoanele fizice autorizate si asociatiile familiale, in locul registrului jurnal, folosesc registrul jurnal de incasari si plati.

Registrul inventar este documentul contabil obligatoriu de inregistrare anuala grupata a rezultatelor inventarierii patrimoniului, precum si a continutului fiecarui post de bilant pe baza datelor cuprinse in procesele verbale de inventariere si in bilantul anual.

Cartea mare este registrul pentru evidenta sistematica a operatiunilor economico-financiare si serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe fiecare cont sintetic si analitic

d) Forma de contabilitate reprezinta modul de organizare a ciclului contabil de inregistrare si prelucrare a datelor. Cele mai utilizate forme de contabilitate in Romania sunt:

- forma maestru-sah – consta in dezvoltarea pe conturi corespondente atat a rulajului debitor, cat si a celui creditor a conturilor sintetice. Jurnalul de inregistrare se foloseste pentru inscrierea in ordine cronologica a notelor de contabilitate sau a documentelor pe care s-a facut contarea/scrierea formulei contabile a operatiilor economice.

- forma de contabilitate pe jurnale – consta in folosirea jurnalelor multiple care servesc la inregistrarea cronologica a operatiilor economice dintr-o luna

- forma informatica de contabilitate – presupune adaptarea celorlalte forme de contabilitate la utilizarea tehnicii electronice de calcul. Datele din formulele contabile sunt introduse in calculator si stau la baza intregului sistem de stocare si prelucrare a datelor si se editeaza jurnalele de inregistrare, Cartea mare si balanta de verificare lunara.